Die CONTENiT führt als VOI-Mitglied zum Jahresbeginn die Webinarreihe über die zielführende Realisation von Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessoptimierung mit MS SharePoint durch. Hierzu verweisen wir auf die Pressemitteilung des VOI:

Bonn, 9. Januar 2012. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. startet das Jahr 2012 mit einer dreiteiligen Webinar-Reihe. Diese ist auf bestehende und zukünftige SharePoint-Anwender ausgerichtet, die ihre Geschäftsprozesse sowie das Dokumentenmanagement im Unternehmen effizienter gestalten wollen.

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Die Wege so mancher Information durch ein Unternehmen sind schon bemerkenswert.  Sind die Informationen dann auch noch auf Papier gedruckt, so laufen sie zumal recht abenteuerliche Wege.

Wie es bei der Verarbeitung einer Eingangsrechung typischerweise zu mindestens 3 Kopien, mehr als 7 Tagen Durchlaufzeit und vielen Minuten Bearbeitungs- und Handlingsaufwand kommt, zeigt folgende Skizze:

Der Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen

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… und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag “Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist” verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit steinzeitlichen Mitteln berücksichtigt wird. Ein Blick auf einen typischen Fileserver eines durchschnittlichen deutschen Unternehmens zeigt folgendes Fragment bei einer beispielhaften Suche nach einem Kundenvertrag:

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

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Im Oktober startet wieder die Roadshow “SharePoint meets ECM: Unternehmensprozesse effizient gestalten & optimieren”, diesmal an den Standorten Dortmund, Essen, Münster und Bonn. Präsentiert werden Lösungen, Strategien und Produkte rund um das Thema SharePoint und ECM. Wie im vergangenen Jahr gibt es wieder wertvolle Tipps von den VOI Mitgliedern für die tägliche Arbeit und in Kooperation mit Microsoft Deutschland wird gezeigt, wie klassische Geschäftsabläufe verbessert werden können – beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung, Projektarbeit, Vertragsverwaltung oder im Reklamationsmanagement.

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In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

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