In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

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… eine nicht unübliche Begründung dafür, sich in der heutigen Zeit nicht mit Dokumenten-Management-Lösungen zu beschäftigen.  Obwohl das klassische DMS bzw. noch treffender ECM (Enterprise Content Management) aus allen Kinderschuhen gewachsen ist, gibt es viele ungenutzte Einsatzbereiche.

Zugegeben, es ging tatsächlich häufig auch “ohne”.

Selbst bei den Notwendigkeiten, die in der Vergangenheit marketingtechnisch gar zu wahren Drohungen ausformuliert wurden, erinnert man sich z.B. noch an die “GDPdU-Debatten” zur Archivierungspflicht. Und so fragen sich viele heute, wo denn die Prüfer sind, die mahnend angekündigt wurden. Wasser auf die Mühlen derjenigen, die sich bisher unternehmerisch gegen ECM-Lösungen entschieden haben.

Die Frage ist jedoch weniger, ob es nicht auch “ohne” geht, sondern viel mehr, wie es denn “mit” laufen würde.

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