… eine nicht unübliche Begründung dafür, sich in der heutigen Zeit nicht mit Dokumenten-Management-Lösungen zu beschäftigen.  Obwohl das klassische DMS bzw. noch treffender ECM (Enterprise Content Management) aus allen Kinderschuhen gewachsen ist, gibt es viele ungenutzte Einsatzbereiche.

Zugegeben, es ging tatsächlich häufig auch “ohne”.

Selbst bei den Notwendigkeiten, die in der Vergangenheit marketingtechnisch gar zu wahren Drohungen ausformuliert wurden, erinnert man sich z.B. noch an die “GDPdU-Debatten” zur Archivierungspflicht. Und so fragen sich viele heute, wo denn die Prüfer sind, die mahnend angekündigt wurden. Wasser auf die Mühlen derjenigen, die sich bisher unternehmerisch gegen ECM-Lösungen entschieden haben.

Die Frage ist jedoch weniger, ob es nicht auch “ohne” geht, sondern viel mehr, wie es denn “mit” laufen würde.

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Wer auf der diesjährigen CeBIT von Halle 3, der sogenannten ECM-Halle, in die Halle 4 wechselt, wird mit dem nicht übersehbaren und plakativen Slogan „Der Weg in die Cloud beginnt hier …“ empfangen. Wer zudem gleich am ersten Tag die VOI Diskussionsrunde „ECM in der Cloud: Hype oder konkreter Nutzen?“ verfolgt hat, gewinnt diesem Slogan möglicherweise unbeabsichtigte Wahrheiten ab.

So wurde auf dem Forum viel über Hürden diskutiert, über zukünftige Aufgaben für die Hersteller und leider nicht sehr viel über den Nutzen für die Anwender. Ein persönliches Fazit aus der Diskussion mag für den Besucher dann auch eher „ECM in der Cloud: Hürden ohne konkreten Nutzen“ lauten. So wurden zwar auch einzelne Cloud-Services der anwesenden Unternehmen „beworben“, doch dem Forumsbesucher blieb man die Antworten nach dem Nutzen, den Vorteilen und den Potentialen im Wesentlichen schuldig. Ruht man sich möglicherweise auf der noch eher geringe Cloud-Nachfrage aus dem deutschen ECM-Markt aus? Oder fühlt sich die ECM Branche durch rechtliche Hürden vom deutlich euphorischeren, internationalen Wettbewerb geschützt?

Positiv für alle Cloud-Interessenten, dass auch Teilnehmer mit erkennbar ernster Cloud-Strategie an der Diskussion beteiligt waren. Ein Satz aus dem Fazit, „Bevor es die anderen tun, tun wir es lieber selbst“, stimmt insofern auch nur bedingt. Und das stimmt positiv, schließlich sollte der Anwender selbst über die für ihn beste Betriebsform entscheiden können und nicht durch fehlende Alternativen eingeschränkt werden.

Ganz anders und zunehmend auch mit klassischen ECM-Lösungen, präsentiert sich in Halle 4 Microsoft mit SharePoint. Und das in der Regel auch als on-premise und Cloud Variante. Möglicherweise für den aktuellen Markt noch zu euphorisch, allerdings bestens vorbereitet….

Mit dem Thema Cloud, hat die CeBIT dieses Jahr ins Schwarze getroffen. Das interessierte Publikum fragte gezielt nach Lösungen aus der Cloud. Im Bereich DMS/ECM waren die meisten Termine für den ersten Tag schon lange im Vorfeld gemacht worden. Die Besucher die auf geradewohl über die Messe „spaziert“ sind, haben Ihrer Nase vertraut und sind vom Popcorngeruch zum d.velop Stand geführt worden. Hier wurden dann gezielt Informationen und Interessen der Besucher gefiltert und die Fragen nach Lösungen beantwortet. Neben dem Thema Cloud war auch die Frage nach der Nutzung von mobilen Endgeräten oft zu hören. Dazu gibt es am Stand von d.velop iPads und iPhones zum Testen der Apps. Hier konnten Genehmigungs-Workflows und andere Aufgaben auf dem bekannten „Schreibtisch“ Ansichten der Lösungen bestaunt und ausprobiert werden.

Der erste Tag verspricht eine gute Messe und wir freuen uns auf weitere interessante Themen,die die Tage so schnell vergehen lassen wie diesen ersten.

Nach Krisenjahren ist das zarte Pflänzchen Aufschwung überall zu spüren. Bei vielen Firmen herrscht Aufbruch Stimmung und eine neue „Lust“ an Investitionen. Doch sind in den vergangenen Jahren viele „Baustellen“ auf Grund der Krise vernachlässigt worden. Viele Unternehmen haben kaum oder gar nicht investieren können und einige mussten stark auf die Kostenbremse treten. Die Mehrzahl der Firmen im KMU Bereich, erholen sich gerade wieder und stellen fest das die fehlenden Investitionen der letzten Jahre Ihnen jetzt einen Wettbewerbsnachteil bescheren, den es gilt kurzfristig wettzumachen.

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Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die das Leben einfach machen – Stellen Sie sich als betroffener Mitarbeiter oder gar Verantwortlicher im Vertragsmanagement einmal folgende Situation vor:  In der Vertragsanbahnung und Erstellung arbeiten Sie mit Ihren Kollegen und dem Vertragspartner den finalen Vertrag aus. Während dieser Phase sind Sie gut darüber informiert, wer zu welchem Zeitpunkt welche Version erstellt und kommentiert hat. Alle Entwürfe liegen zentral vor und Sie verzichten daher auf die „Konsolidierung“ unterschiedlicher Versionen der beteiligten Parteien. Zugehörige Informationen und Anhänge finden Sie an gleicher Stelle vor, ebenfalls mit aktuellen und historischen Ständen. Die endgültige Vertragsversion wird vor der Unterzeichnung von allen Verantwortlichen nachvollziehbar freigegeben, ganz ohne Reminder per E-Mail oder Telefon. Den unterzeichneten Vertrag finden Sie, wie alle Verträge, in der transparenten Übersicht sofort wieder. Mehr noch, Sie wissen immer dann, wenn es erforderlich ist, über Fristen, Laufzeiten, Kosten, Verhandlungsstände, Nachträge, usw. sofort Bescheid.

Und jetzt kommt eine weitere Entlastung: Sie werden sogar erinnert, wenn Sie Bescheid wissen müssen: „Die Kündigungsfrist von Vertrag 4711 läuft in 4 Wochen ab.“,  „Vertrag 4712 endet in 8 Wochen. Die Verlängerungsoption kann bis zum … genutzt werden.“ , „Vertrag 4713 ist für die Nachverhandlung im kommenden Quartal vorgesehen.“

Sind das nicht die Entlastungen, die wir uns als verantwortliche Mitarbeiter wünschen und die wir in der heutigen komplexen Arbeitswelt auch brauchen. Wie viele Verträge werden zu selten nachverhandelt, bei wie vielen verstreichen die Kündigungsfristen und wie viele werden gar vergessen?

In Projekten zum Vertragsmanagement erleben wir immer wieder Erstaunen, wenn die anfängliche Inventarisierung so manche „Vertragsleiche“ ans Tageslicht befördert. Nicht genutzte Mobilfunkkarten und Telefonanschlüsse, Verträge mit überteuerten Uralttarifen bis hin zu Mietverträgen zu Objekten, die schon lange nicht mehr genutzt werden. Ja, sogar eine nichtgenutzte Lagerhalle wurde schon gefunden. (weiterlesen …)