… und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag “Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist” verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit steinzeitlichen Mitteln berücksichtigt wird. Ein Blick auf einen typischen Fileserver eines durchschnittlichen deutschen Unternehmens zeigt folgendes Fragment bei einer beispielhaften Suche nach einem Kundenvertrag:

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

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In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

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Am 22.03.2011 war es in Weeze soweit. Das monatliche Treffen der Xing Gruppe: Niederrhein Network fand zum Thema „Das digitale Büro“ statt. Ein bunter „Strauß“ anInteressierten aus vielen unterschiedlichen Bereichen hatte sich passend zum frühlingshaften Wetter am Flughafen eingefunden. Die Gästeliste umfasste Teilnehmer wie Rechtsanwälte, Buchhalterinnen und Geschäftsführer an diesem Dienstagmorgen. Die drei Referenten konnten mit Ihren Themen die Aufmerksamkeit aller Anwesenden für sich gewinnen. Den Start machte die digitale Belegbuchung, mit direkter Anbindung an einen Steuerberater und automatischer Verbuchung.  Hier waren natürlich die entscheidenden Fragen klar fachbezogen und konnten alle beantwortet werden. Als zweites durfte ich dann das Thema umfassender aufgreifen. Da mein Vorgänger in seiner Präsentation schon das Thema Rechnungen und Scannen behandelt hatte, habe ich den Bogen zum Workflow und Kollaboration geschlagen. Aktenbildung, E-Mail Management und die gesetzeskonforme Archivierung waren Themen meiner Präsentation und die nachfolgenden Fragen ließen klar erkennen, dass sich alle in diesen Themen wiedergefunden hatten.

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Am 22.03.2011 findet in Weeze am Flughafen eine Informationsveranstaltung zum Thema „Das digitale Büro“ statt. Als einer von drei Referenten werde ich an diesem Tag das Thema ECM/DMS vorstellen. Die Aufgabe besteht darin in einem Slot von 20 Min. Informationen zu übermitteln ohne die Besucher zu überfrachten mit Details. Dabei wäre es spielend möglich zum Thema ECM/DMS einen ganzen Tag zu referieren ohne sich wiederholen zu müssen. Auf die Zielgruppe der Veranstaltung ausgerichtet wird es vor allem um das richtige E-Mail Management gehen. Der Vortrag trägt den Untertitel: „Löschen Sie noch oder archivieren Sie schon“. Um der steigenden E-Mail Flut zu begegnen, bieten wir Lösungen diese in der „Cloud“ zu archivieren und zu managen. Als zweiten und letzten Themenschwerpunkt wird das Model „Software as a Service“ (SaaS) vorgestellt.  Hier werde ich kurz auf die verschiedenen, alternativen Lizenzmodelle eingehen, die sich im Bereich der DMS/ECM Lösungen etabliert haben. (weiterlesen…)

Es ist schon erstaunlich, wie bewölkt  plötzlich die Halle 3 der CeBIT ist. Die sogenannte ECM-Halle wollte noch im vergangenen Jahr  kaum etwas von Cloud-Computing wissen. Lediglich vereinzelte Slogans an den Messeständen signalisierten, dass sich ein kleiner Teil der ECM-Branche dieser gar nicht mal so neuen Bereitstellungsform von IT-Lösungen widmet. Auch  die „aufklärenden“ Foren verbannten dieses Thema auf den Samstagnachmittag.

Ganz anders in diesem Jahr. ECM zeigt sich Cloud-Ready! Umfangreich kommen Lösungen „as a Service“ daher, Diskussionen besetzen die besten Slots der Foren und das gute alte Outsourcing muss für Referenzen der „private Cloud“ herhalten. Ist es jetzt das Marketing, was wohlmöglich verschlafene Trends aufholen soll oder sind es tatsächliche Startschüsse sorgfältiger Vorbereitungen? (weiterlesen…)