Bonn, 9. Januar 2012. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. startet das Jahr 2012 mit einer dreiteiligen Webinar-Reihe. Diese ist auf bestehende und zukünftige SharePoint-Anwender ausgerichtet, die ihre Geschäftsprozesse sowie das Dokumentenmanagement im Unternehmen effizienter gestalten wollen.

Die Webinare schlagen dabei den Bogen von optimierten Geschäftsprozessen über die dynamische Aktenführung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Praxisnahe Live-Szenarien sorgen dabei für eine hohe Anschaulichkeit. Die Teilnahme an den Online-Veranstaltungen ist nach vorheriger Anmeldung unter www.voi.de kostenfrei.

Wer sich rasch und konkret einen Überblick über die wichtigsten Optimierungsmöglichkeiten rund um MS SharePoint und Unternehmensprozesse verschaffen möchte, sollte sich die Termine für die neue Webinar-Reihe des VOI vormerken:

Am 19. Januar 2012 startet um 15.00 Uhr die Reihe mit einer Einweisung in die Ablage, Verschlagwortung und Recherche digitaler Dokumente innerhalb von MS SharePoint. Zusätzlich werden effiziente Wege und Produkte aufgezeigt, mit denen sich revisionssichere Archive realisieren lassen.

Wie Dokumente mit Hilfe dynamischer Akten gleichzeitig und automatisch mehreren Informationspools zugeordnet werden können, zeigt das Webinar „Dynamische Akten mit MS SharePoint“ am 26. Januar 2012, ebenfalls um 15.00 Uhr. Anhand eines Beispiels können Teilnehmer nachvollziehen, wie durch eine solche Aktenführung das Dokumentenmanagement in kleinen und großen Teams deutlich an Effizienz gewinnt.

Am 2. Februar 2012 geht es ab 15.00 Uhr schließlich um die Optimierung von Geschäftsprozessen mit MS SharePoint. Dabei stehen insbesondere typische dokumentbasierte Abläufe wie Reklamationsprozesse, Rechnungsbearbeitung, Investitionsantragswesen, Urlaubs- und Reisekostengenehmigungen, Vertragsmanagement und weitere Anforderungen im Mittelpunkt. Das Webinar demonstriert anhand von praxisnahen Beispielen die Abbildung automatisierter Prozesse mit SharePoint und skizziert auch weitergehende Ansätze aus den Themenbereichen Ideen- und Qualitätsmanagement.

Die Webinare werden von Daniela Becks, verantwortlich für Consulting & Information Management bei dem VOI-Mitglied CONTENiT, durchgeführt.

Wie es bei der Verarbeitung einer Eingangsrechung typischerweise zu mindestens 3 Kopien, mehr als 7 Tagen Durchlaufzeit und vielen Minuten Bearbeitungs- und Handlingsaufwand kommt, zeigt folgende Skizze:

Der Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen

Um es vorweg zu nehmen: Selbst dieser stark vereinfachte Weg sieht schon so unüberschauber aus, dass man eher uninteressiert drüber wegsieht. In der Praxis wird dieser Ablauf allerdings noch hinreichend mit zahlreichen Ausnahmen und Sonderregelungen ergänzt, sodaß aus dem “sieht in unserem Unternehmen recht einfach aus” schnell eine genügend große “Visio-Tapete” wird.

Was passiert also? Der Transport erfolgt auf dem “manuellen” Weg. Ebenso die (mehrfache) Ablage der Kopien. Die Kopien werden angelegt, damit verschiedenste Mitarbeiter die Eingangsrechnung für die weitere (abteilunsginterne) Verarbeitung im Zugriff haben: Die Buchhaltung das Original und die Fachabteilungen jeweils eine Kopie für “ihre” Vorgangsakte. Die Erstellung jeder Kopie kostet weiteren Handlingsaufwand, ebenso die Ablage und Verwaltung der Kopien. Ganz nebenbei kostet der Prozess vor allem der Buchhaltung weitere Zeit, weil er nur selten reibungslos durchläuft. Es stehen somit regelmäßige Nachfragen und Recherchen an, wo sich denn das zu prüfende Original aktuell befindet. Meist werden diese Recherchen durch den Eingang von Mahnungen “getriggert”. Am Ende resultiert ein Vorgehen, was durch seine Ineffizienz dafür sorgt, dass das Unternehmen eben nicht nur um den ausgewiesenen Betrag “erleichtert” wird, sondern gleich auch noch um statistische 10,- bis 30,- Euro Verarbeitungskosten. An dem umgekehrten Fall, durch einen schnellen Prozess mit Skonto-Effekten zu sparen, ist meist gar nicht zu denken.

Was eigentlich mit dem Dokument geschehen soll ist aber viel trivialer, als der Weg und der Aufwand es vermuten läßt. Es soll die Status “geprüft” und “freigegeben” erhalten und damit sichergestellt werden, dass die Forderung berechtigt ist und die Zahlung erfolgen soll. Weiterhin soll die Rechnung abgelegt werden, damit für spätere Bearbeitungs- und Dokumentationszwecke wieder darauf zugegriffen werden kann.

Das es tatsächlich wieder so einfach werden kann zeigen die Workflow-Funktionen einiger ECM-Systeme. Einem Dokument, z. B. einer Eingangsrechnung, wird im ECM-System der Verarbeitungsweg automatisch zugeordnet. Dieser ergibt sich meist aus den Eigenschaften des Dokuments, z.B. bei der Rechnung dem Betrag, der bestellenden Fachabteilung, der berechneten Leistung, usw. Einige dieser Angaben können aus Drittsystemen, z.B. der Warenwirtschaft bei der Dokumentenerfassung im Hintergrund ergänzt werden. Von nun an wird das Dokument automatisch durch das Unternehmen geleitet. Ist der nächste Bearbeiter nicht im Hause, greift die Vertreterregelung, wird der folgende Verarbeitungsschritt verzögert, wird vom System erinnert oder eskaliert. Stets für alle transparent ist der Verarbeitungsstatus, auch ohne den Griff zum Telefon. Repräsentativ ist das Fazit  für die Rechnungsverarbeitung: Verkürzung der Durchlaufzeit auf einen kleinen Prozentsatz und Reduktion der Verarbeitungskosten auf Ein- bis Zweidrittel.

Workflows dieser Art gibt es übrigens viele in jedem Unternehmen: Urlaubsanträge, Beschaffungsanträge, Investitionsanträge, Reisekostenanträge, Bestellfreigaben, Reklamationen, Vertragsprüfungen und -freigaben, …

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

Zweifelsohne kann erkannt werden, dass der Vertrag für den Kunden Mustermann mehrfach bearbeitet wurde. Ob nun die Version “Kunde” aktueller ist als die Version “final” und die Version “alt” nun jünger ist als z.B. “1.0″ ist offen. Meist hilft zur Beantwortung dieser Frage noch das Dateidatum, nur leider nicht in Situationen, in denen z.B. die Version “final” nach dem Ausdruck und der Unterzeichnung nochmals gespeichert wurde. Jetzt kommt die Frage, ob die Version “Kunde” nun doch die aktuellste ist, oder eher “final”, weil zwar ein neues Speicherdatum hinterlegt ist, Änderungen aber “nach gutem Glauben” nicht mehr durchgeführt wurden….

An dieser Stelle sei ein Kommentar erlaubt: Die Kreativität der Anwender ist übrigens sehr vielfältig. So findet man auch schon mal Versionen, die “finaler” sind als die “finale” Version, oder “neuer” als “ganz neu”…

Zurück zur Situation: Im beruflichen Alltag stellt jeder Anwender fest, dass Informationen in einem zeitlichen Zusammenhang stehen. Der gängigste Weg, dieses zu dokumentieren ist das obige Beispiel. Eher seltener genutzt wird die “Änderungen verfolgen” Funktion in MS Office-Dokumenten oder die Dokumentation im Dokument durch eine Historienangabe.

Dokumentation der Historie im Dokument

Der zeitliche Zusammenhang entsteht zudem nicht nur, weil die Information noch verändert wurde, sondern auch weil sie neue Status erhält. Übliche Aussagen im Büro sind daher “ist geprüft von” oder “wurde freigegeben von”. Doch die Dokumentation dieser Status erfolgt fernab der Information, z.B. im E-Mail-Postfach der Mitarbeiter. Dort findet man dann die Aussagen gemäß “Vertrag ist ok, kann so zum Kunde!”.

Versucht man derartige Vorgänge, ganz gleich ob nun zu Verträgen, Projektunterlagen, Konzepten, Geschäftsberichten, usw., mit zeitlichem Abstand nachzuvollziehen, so verlangt das detektivischen Instinkt. Das kann ja durchaus auch spannend sein, frisst aber erheblich von der kostbaren und teuren Zeit. Ursache ist die nach wie vor gängige Datei-, und damit Dokumenten-Verwaltung auf Fileservern. Eine zeitgemäße Versionsverwaltung ist hierbei ebenso wenig möglich wie die Hinterlegung wichtiger Zusatzinformationen über Prüf- und Freigabe-Status, zeitlich beschränkten Gültigkeiten, Bearbeitern & Autoren, usw. Die Vielfalt der Fragen, die durch diesen Missstand tagtäglich in den Unternehmen geklärt werden, ist unendlich. Die verschwendete Zeit hierfür übrigens “unendlicher” (gemäß Sprachgebrauch bei der heutigen Dateiversionierung)

Es würde diesen Beitrag wahrscheinlich nicht geben wenn keine passenden Lösungen verfügbar wären… Dokumenten-Management-Systeme wie z.B. d.3 aus dem Hause d.velop oder MS SharePoint schaffen genau hierbei Abhilfe. Sie verwalten automatisch Versionen, ihre Bearbeiter und dokumentieren Status, wenn z.B. die Freigabe eines Dokuments von autorisierter Stelle bestätigt wird. Natürlich an zentraler Stelle, für alle sichtbar sowie direkt “an der Information”. Das ganze sogar mit automatischer Abbildung der Geschäftsprozesse zu diesen Status, wie ein folgender Beitrag noch zeigen wird.

“Informieren vor dem Neuorganisieren”, ist das Motto, unter dem nicht nur die folgenden Fragen beantwortet werden:

Wie werden Geschäfts- und Arbeitsabläufe schneller und besser?
Wie werden Informationen den Mitarbeitern bereitgestellt?
Wie lässt sich Teamarbeit gestalten?
Wie kann man Wissen teilen und sichern?

Das Thema der CONTENiT in diesem Jahr:

“Dynamische Akten und Projekträume mit MS SharePoint“
• Effiziente Teamarbeit in zentralen und dezentralen Teams am Beispiel von Projekträumen
• Im Team zum optimalen Informationsmanagement mit dynamischer Aktenbildung

Weitere Informationen gibt es auf der Webseite zur Roadshow.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

Diese Ablage setzt jedoch voraus, dass die Informationen (Dateien) mehrfach vorgehalten werden. Denn auf einem zentralen Speicherort kann die Ordnerstruktur, und damit die Ordnungshierarchie, nur starr angelegt werden.

Alternativ einigt man sich fachbereichsübergreifend für eine einheitliche Ordnungsstruktur:

Abb. 2: Modell B zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

Nun wird jede Information zwar nur einmal abgelegt, die Arbeitsweise der Fachabteilungen aber stark eingeschränkt. Möchte in diesem Beispiel der Einkauf einen Überblick über alle Einkaufsvorgänge,  so muss er sich durch zahlreiche Kunden- und Projektordner arbeiten.

Da das Problem der Redundanzen augenscheinlich nicht so sehr schmerzt wie eine ständige aufwändige Recherche, hat sich Modell A eher in der Unternehmenswelt durchgesetzt.

Nahezu vernachlässigbar für das Unternehmen ist hierbei sicherlich der unnötige Speicherplatz, der benötigt wird. In den seltensten Fällen arbeiten die Fachabteilungen autark, sodass die Ineffizienz bei der Teamarbeit im Geschäftsvorgang entsteht. Ein übliches Beispiel aus der Geschäftswelt, welches in dieser oder ähnlicher Form häufig zu finden ist:

Der Vertrieb bearbeitet eine individuelle Anfrage eines Kunden. Gemeinsam mit der Projektleitung wird ein Lösungsvorschlag (Konzept) erarbeitet, welches neben der Lösungsbeschreibung auch eine Teileliste enthält. Die Teileliste wird seitens des Einkaufs bearbeitet. Das Konzept findet sich somit auch bei den drei Fachabteilungen in der Ordnerstruktur wieder.

Abb. 3: Entstehung von Redundanzen in Ordnerstrukturen

Untereinander tauschen die Fachbereiche das Dokument in der Regel per E-Mail aus, um sich so die jeweils aktuellen Anpassungen zukommen zu lassen. In diesem Beispiel einigt man sich auf die intern finale Version 1.0.

Bis zur Auftragserteilung wird das Konzept mit dem Kunden abgestimmt und angepasst. Die aktuellste Konzeptversion befindet sich somit in dieser Phase beim Vertrieb. Der Vertrieb einigt sich mit dem Kunden auf die Version 2.0.

Die Projektleitung übernimmt und geht in die Projektumsetzung. Gängiger Weise erfolgen weitere Anpassungen, es entsteht Version 3.0.

Irgendwann im Projekt bekommt der Einkauf die Aufgabe zur Bestellung der Teileliste. Ob er nun die Teileliste aus Version 1, 2 oder 3 bestellt obliegt der Informationssorgfalt des Vertriebs und der Projektleitung.

Zum Projektende erhält der Vertrieb eine Reklamation. Die Lösung ist nicht wie besprochen geliefert worden. Spätestens jetzt kommt der ineffizienteste Teil der Büromitarbeiter: Die Klärung. Meist sitzen die Fachbereiche nun im Meeting zusammen und versuchen zu klären, wieso welche Änderung entstanden ist, was die aktuellste Version ist, wer welche Anpassung freigegeben hat, usw. Noch aufwändiger wird es, wenn mehrere Versionen parallel weiterbearbeitet wurden. Die Arbeitsgrundlage dieser Klärungsrunde: Zahlreiche E-Mails, Protokolle, Ausdrucke der Konzeptversionen und vieles mehr.

Die Konsolidierung von verschiedenen Informationsversionen im Unternehmen kostet viel Zeit. Es geht somit nicht mehr nur darum, eine Information überhaupt zu finden sondern vielmehr auch Gewissheit über die Aktualität zu bekommen. Ein einfacher Beleg dafür ist die berühmte Suche auf dem Fileserver nach „*alt*“, „*älter*“, „*kann_weg*”, “*final*”, usw.

Muss ein Unternehmen somit mit Modell A oder B den berühmten „einen Tod“ sterben? Nein, denn moderne Lösungen zur Verwaltung von unstrukturierten Informationen widmen sich unter anderem diesem Mangel.

Sie legen die Dokumente nicht starr in Ordnerstrukturen, sondern in einen zentralen Pool und hängen dabei beliebige Ordnungskriterien an. In dem aufgeführten Beispiel wären das z.B.:

Durch diese Klassifizierung kann jeder Mitarbeiter „seine“ beliebige Sicht auf die Informationen erhalten, ohne dass Informationen redundant abgelegt werden müssen.

Abb. 4: Dateiablage über Meta-Daten

Die zentrale Ablage bietet darüber hinaus Vorteile bei der Versionsverwaltung. Ähnlich wie bei den Ordnungskriterien lassen sich zu jeder Information (Dokument/Datei) Zusatzangaben zur Version hinterlegen. Neben einer Versionsnummer können das Angaben zum Autor, zum Prüfer, zur freigebenden Instanz, zu Versionskommentaren, usw. sein.

Abb. 5: Versionierung von Dokumenten

Die Arbeit mit der aktuellsten Information ist somit für die Mitarbeiter kein Glücksspiel mehr. Informationen befinden sich an der einen definierten Stelle und das in aktueller Version. Die Historie und Chronologie ergibt es ebenso wie die Nachprüfbarkeit von Freigaben. Sämtliche Ineffizienzen, wie im Beispiel skizziert, entfallen.

Möchte man somit nicht unbedeutende Ineffizienzen im Büroalltag vermeiden so ist ein Umdenken weg von klassischen Ordnerstrukturen unvermeidlich. Populärster Vertreter für Lösungen zur modernen Zusammenarbeit im (und mit) Office ist wohl MS SharePoint. SharePoint liefert neben der bedarfsgerechten Verwaltung von Informationen und Dokumenten zahlreiche weitere Funktionen, welche die Zusammenarbeit im Büro schneller und einfacher gestalten. Einige Ideen hierzu werden in folgenden Beiträgen aufgegriffen.

Zugegeben, es ging tatsächlich häufig auch “ohne”.

Selbst bei den Notwendigkeiten, die in der Vergangenheit marketingtechnisch gar zu wahren Drohungen ausformuliert wurden, erinnert man sich z.B. noch an die “GDPdU-Debatten” zur Archivierungspflicht. Und so fragen sich viele heute, wo denn die Prüfer sind, die mahnend angekündigt wurden. Wasser auf die Mühlen derjenigen, die sich bisher unternehmerisch gegen ECM-Lösungen entschieden haben.

Die Frage ist jedoch weniger, ob es nicht auch “ohne” geht, sondern viel mehr, wie es denn “mit” laufen würde.

Sicherlich lassen sich quantitative Faktoren ermitteln und die berühmte Amortisations- bzw. ROI-Rechnung aufstellen. In der Praxis erweisen sich diese sogar in der Regel als sehr lukrativ, wenn sich Amortisationen in zwei oder drei Jahren, z.T. sogar innerhalb des ersten Jahres fundiert darstellen lassen. In komplexeren Organisationen wird es jedoch schwer, jeden Benefit gleich in monetäre Effekte umzurechnen. Denn welches Unternehmen kann tatsächlich eruieren, wie viel Zeit das Personal in die Suche und Recherche von Informationen investiert. Wie oft und mit welchem Aufwand Verträge, Auftragsdokumente, Dokumentationen und Co. gesucht werden? Und welche Organisation, insbesondere mittelständig orientierte, haben nach Einführung eines DMS schon belegt, dass die in der ROI-Rechnung ermittelten Ressourceneinsparungen auch zu adäquaten Senkungen der Personalkosten geführt haben?

Fragen wir aber einmal anders. Wie viel stärker könnte die Kundenbindung sein, wenn man im Service auskunftsfähiger wäre? Was hätten die Mitarbeiter in Vertrieb, Controlling, Projektmanagement, Einkauf, usw. Woche für Woche mit den eingesparten Stunden mehr für das Unternehmen erreichen können? Welchen Wert hätte das Wissen des Unternehmens, wenn es zielgerichteter verfügbar wäre? Welche Auswirkungen hätte das auf die Qualität der Arbeit? Das weitere Fortsetzen dieser Fragenliste bringt an dieser Stelle erst mal keine weiteren Erkenntnisse. Vielmehr soll angedeutet werden, dass die Entscheidungen für ECM-Lösungen nicht nur auf einen kurzfristigen ROI zu beschränken sind. Ein strategischer und konsequenter Einsatz schafft (Weiter-) Entwicklungspotentiale, die meist noch werthaltiger sind als die monetär und kurzfristig spürbaren ROI-Faktoren.

In aktuellen Projekten ist so auch zunehmend spürbar, dass auch die Geschäftspartner in die eigene ECM-Strategie eingebaut werden. Nach dem Motto “Was in den eigenen vier Wänden erfolgreich ist, wird auch über die Wände hinaus erfolgreich sein!” erfolgt die konsequente Umsetzung langfristiger ECM-Strategien. Mit Lösungen zu Projekträumen, Technischer Dokumentation, Reklamationsmanagement, elektronischer Rechnungsstellung, usw. verlässt ECM somit bereits die eigenen Unternehmensgrenzen.

“Bisher ist es auch immer ohne gegangen” … ist somit möglicherweise auch nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte kann sein, dass viel mehr der verfügbaren Energie des Unternehmens für den Kunden aufgebracht werden könnte, zu einem viel größeren Nutzen.

Wer übrigens einmal ein Gefühl für ein DMS-Budget und eine Amortisation bekommen möchte, der findet hierzu unter Budget- und Amortisationsrechner ein pragmatisches Werkzeug. Pragmatisch deshalb, weil es sich auf die wesentlichen quantitativen Aspekte beschränkt.

Um Service ging es dann auch schwerpunktmäßig beim Torex Forum, das in einem sehr exklusiven Rahmen im Maritim Hotel Düsseldorf stattgefunden hat – Service der den Kunden der unterschiedlichen Händler geboten wird, Service den jeder Torex Kunde schon bei der Auswahl des richtigen Systems erleben darf und Service in der Betreuung durch Torex.

Den Start machte, nach einer sehr freundlichen und professionellen Begrüßung durch Frau Fenske, Herr Timmann als Geschäftsführer der  Torex Retail Solutions GmbH. Er zog eine Bilanz des letzen Jahres und gab einen Ausblick auf zukünftige Projekte und die Themen der folgenden zwei Tage. Er begrüßte neue Kunden der letzten 12 Monate und beschrieb abgeschlossene Projekte. Hier wurde klar, dass immer mehr Informationen nötig sind um Kunden ein perfektes (dieses Wort wurde sehr häufig bemüht in den zwei Tagen) Einkaufserlebnis zu vermitteln. Informationen aus unterschiedlichen „Channeln“  müssen für Mitarbeiter schnell und einfach zur Verfügung stehen. Kunden wollen nicht nur eine Multi-Channel Einkaufswelt sondern auch aus diesen heraus eine möglichst einfache Umsetzung der Cross-Channel Möglichkeiten erleben. Ein viel beachtetes Beispiel war der Online-Einkauf und die mögliche Abholung  oder Rückgabe in einer Filiale. Hier trennt sich schon die Spreu vom Weizen, wer seine Daten aus dem Online-Shop nicht am Kassensystem zur Verfügung hat, kann weder den Kunden noch den Artikel zweifelsfrei identifizieren. Dieses kann zu erheblichen Mehraufwand oder gar zu einer Verweigerung dieses Services führen. Wer hier seine Informationen über ein intelligentes Netzwerk steuert, wie wir es bei der Gildegruppe praktizieren, kann dem Kunden sein Einkaufserlebnis auch im After Sales Bereich perfekt bieten.

Als erster externer Referent hat Herr Ulrich Spaan vom EHI Retail Institute die neuesten Studien zur Erwartungshaltung im Bereich IT-Projekte der Einzelhandelsketten vorgestellt. Seine umfassende Studie kommt zu dem Schluss, dass die Unterschiede zwischen den einzelnen Warengruppenangeboten auch einen großen Einfluss auf die IT Projekte haben. Während im Textil Bereich das Einführen von RFID Lösungen hoch im Kurs steht, kann das im Lebensmittelbereich komplett vernachlässigt werden. Nur in einem Punkt waren sich alle einig, die gesammelten Daten aus Warenwirtschaft, Kassensystemen und Kundenerhebungen müssen in der heutigen Zeit viel schneller ausgewertet werden. Eine Vorschau auf das Kundenverhalten der nächsten 3-5 Jahre ist heute nicht möglich und mit Rückblick auf Erhebungen die 5 Jahre zurück lagen konnte man sehen, dass sich Trends auch schnell wieder ändern oder nie durchsetzen. Vor 5 Jahren war ein Großteil der Einzelhändler der Meinung, dass sie in 3-5 Jahren in ein Kassensystem mit Fingerabdruck-Scanner investieren um so bargeldlose Zahlungen zu ermöglichen. Wie wir alle wissen ist das bis heute nicht eingetreten und wird durch andere Techniken in den nächsten Jahren unnötig. Nur welches Verfahren das sein wird, das scheint noch nicht ganz klar zu sein.

Herr Christian von Grone, CIO der Gerry Weber International AG, gab uns als nächstes einen Einblick in das RFID Projekt, das Gerry Weber zusammen mit Torex im vergangen Jahr ausgerollt hat und das dieses Jahr seinen Abschluss findet. Welche Auswirkungen eine RFID auf die eigenen IT-Lösungen hat wird spätestens klar wenn man hört wie viel Arbeit, Zeit und  Know-how aus unterschiedlichen Bereichen in das Thema Datenschutz geflossen sind. Hier gab es Vorschläge aber keine klaren Richtlinien. Diese mussten erst von den betroffenen Parteien mit den Stellen in Europa und Deutschland entworfen werden. Auch hier werden Millionen von Daten erhoben und gespeichert, die mit dem höchsten Maß an Sicherheit behandelt werden müssen. Von der Erfassung bis zum Löschen muss ein lückenloser Geschäftsprozess abgebildet werden, der vor allem auch den Kunden transparent zeigt was aus den über ihn gesammelten Informationen wird, dass seine persönlichen Daten nicht zusammen mit Kaufdaten oder gar RFID Tags in Kleidungsstücken gespeichert werden.

Josef Huff, InterCard AG, referierte dann über Notfalllösungen für den Point of Service (POS). Jeder kennt das „Horrorszenario“: man steht im Geschäft und vor einem an der Kasse geht es nicht weiter weil jemand vergeblich versucht mit seiner EC- oder Kreditkarte zu bezahlen. Dieser Umstand ist nicht nur für den beteiligten und die Kassiererin unangenehm, sondern führt auch zur Verärgerung der Kunden in der Warteschlange. Wenn das dann, wie geschehen, im Weihnachtsgeschäft oder am Ostersamstag gehäuft auftritt, weil Leitungen zu oder von Banken völlig überlastet sind, kann man schnell von Millionen Verlusten im Einzelhandel sprechen. Auch hier ist gut bedient wer seine Daten auch in einer offline Lösung bereithält und so bekannten Kunden die Zahlung über bargeldlose Verfahren ermöglichen kann.

Herr Jan Kamp, Ähnlichkeiten im Namen sind rein zufällig wie er ausdrücklich herausstellte, der KAMPS GmbH, uns allen von den über 600 Filialen im Bereich der Backwaren bekannt, erklärte dann wieso seine Entscheidung für Torex gefallen ist. KAMPS hat eine komplett neue Linie an „Eventbackstuben“ eröffnet. Vornehmlich in exponierter Lage mit hoher Kunden Traffic. Hier ging es um Schnelligkeit, Design und spezielle Anwendungen die über die Kassendisplays laufen. So wird der Back-Plan für jede Backstube individuell auf der Kasse angezeigt und ein Kundendisplay informiert die Kunden jederzeit aktuell über Aktionen und seinen aktuellen Einkauf. Die Pflege dieser Informationen muss natürlich zentral stattfinden. Wir kennen diese Problematik nur zu gut aus unseren CULT at home Filialen, in denen wir auch immer tagesaktuell die Aktionen und Arbeitspläne vorhalten müssen.

Im letzten Teil des Tages gab es einen Block von drei Vorträgen rund um das Thema Personaleinsatzplanung, Zeiterfassungssysteme und Zutrittskontrolle. Diese Themen sind so speziell, dass ich jedem Interessierten nur empfehlen kann, sich die Vorträge auf der Torex Seite einmal selbst anzusehen.

Sein Thema: Der Handelskunde der Zukunft – zwischen Rabattmarken-Idylle und Social Media-Hype

Es gibt Redner denen gelingt es ein Publikum sofort in Ihren Bann zu ziehen und es ist auch nach vielen Jahren auf Tagungen und Foren immer wieder eine Freude auf so jemanden zu treffen. Mit dem Thema beschäftigt sich jeder von uns, im Privaten und im Geschäftlichen, ob als Käufer oder Anbieter. Welche Offerte spricht uns an und was glauben wir was unsere Kunden für ein Angebot suchen. Geht es um Preis oder Service, geht es um das Erlebnis Einkauf oder um die schnelle Erledigung eines notwendigen Übels. Es gibt nur ein Fazit: jeder Kunde ist so individuell wie das Angebot, das jeder Händler unterbreitet. Es gibt genauso wenig „Den Kunden“ wie es „Das perfekte Angebot“ gibt. Aber ein paar Dinge sind klar. Die „Alten“ wollen sicher nicht alt genannt werden. Die „Jungen“ wollen auf ihrem iPhone schon im Vorfeld das Angebot haben, bevor sie wissen, dass sie es brauchen und der Optimierer gibt gerne mal ein paar (auch hundert) Euro mehr aus, wenn der Service und die Qualität über seinen Erwartungen liegen.  Der Händler, der hier die richtigen Informationen zu seiner Zielgruppe sammelt und verfügbar hat, kann sich einen ganz klaren Wettbewerbsvorteil sichern. Wer seine Informationen richtig nutzt, der kann so individuell sein wie seine Kunden es sind. Ich glaube, ich war nicht der Einzige, der am liebsten beim Schlussapplaus aufgestanden wäre. Das hätte der Veranstaltung und dem Rahmen aber wohl etwas von der Seriosität genommen. Ich bin aber sicher, dass ich nicht der einzige war der Herrn Prof. Dr. Kaapke auf diese Weise gerne seine Anerkennung für eine Stunde, die man nicht so schnell vergisst, gezeigt hätte.

Der nachfolgende Block ging um das Thema Multi- und Cross-Channel Vertrieb. Da ich darauf schon im ersten Beitrag eingegangen bin, nur kurz ein paar Worte. SportScheck setzt auf Verkäufer, die ihre Beratung und Auswahl mit einem iPad unterstützen und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Torex unterstützt das Cross-Channel Thema mit einer speziellen Lösung, dem Channel-HUB und Richmont International hat durch die Verbindung von SAP und Torex einen Internationalen Roll-Out durchgeführt der beispielhaft ist.

Nach dem Mittag wurden die verschiedenen Szenarien am Torex Hepldesk vorgestellt. Der Support bei Torex wurde von allen Anwesenden als ausgesprochen gut gelobt. Dies ist ein wichtiger Faktor in der Zusammenarbeit und der langjährigen Kundenbindung an das Unternehmen Torex. Wie wir als IT-Dienstleister wissen, kann ein perfekt funktionierender Support die Eintrittskarte zu vielen Folgeprojekten beim Kunden sein.

Herr Strothmann, Knauber Freizeit GmbH & Co. KG, war als nächster externer Referent mit seinem Best Practice Beispiel an der Reihe. In den Knauber Märkten wurden 61 neue Kassensysteme von Torex eingeführt. Bemerkenswert war die Testphase in der, in Zusammenarbeit mit über 120 Kassiererinnen, die Entscheidung zwischen Tastatur und Display Kassen getroffen werden sollte. Überwog am Anfang die Skepsis der Kassiererinnen gegen die „neumodischen“ Display Kassen, so war am Ende der Testreihe klar, dass man sich einstimmig für die Displaykassenplätze entschieden hatte. Das ging nur durch einen Paralleltest in dem Torex beide Systeme zum Benutzen in einem Markt aufgebaut hat und die Kassiererinnen rotierend die neuen Systeme testeten. Bemerkenswert ist die hohe Anzahl an Kundenkarten und der damit erzielte Umsatzanteil von knapp 60% bei der Firma Knauber.

Zum Schluss der Veranstaltung wurde das Thema RFID noch einmal von den Firmen s.Oliver und Herm. Hagemeyer aufgegriffen und eigene Projekt, Umsetzungen und Ziele beschrieben. Nach den zwei Tagen wird jedem klar sein, dass es sich beim Thema RFID um das Zukunftsthema im Handel handelt, und dass jeder von uns damit konfrontiert wird, als Konsument oder als IT Verantwortlicher. Der Datenschutz macht mit RFID Tags an der Ware nicht mehr an der Ladengrenze halt. Welche Marken Sie bevorzugt tragen kann das Personal an der Kasse des Geschäfts das Sie gerade betreten schon auf dem Display ablesen. Die Frage ist also nicht mehr, ist das möglich, sondern wollen wir das? Wollen unsere Kunden das? Welche Informationen sollen ausgewertet und welche vernichtet werden? Dazu benötigt man im Unternehmen klare Geschäftsprozesse und einheitliche Arbeitsweisen was den Umgang mit Daten und Datenschutzbestimmungen angeht. Zukunftsherausforderungen denen sich jedes Handelshaus stellen muss und die wir als CONTENiT mit unseren Kunden bewältigen werden.

Den Abschluss machte ein Thema, das mehr Anwesende durch die Fernsehwerbung als durch persönliche Erfahrungen kannten: Cash Back, das Geldabheben beim Einkaufen an der Kasse. Supermarktketten mit werbeträchtigen Fußballstars oder Tankstellenketten mit großen Namen dienen als Support für den Cash Back Terminal. Das Thema ist recht neu und wird in den Medien hoch gehandelt. Doch in wie weit, in Zeiten des vermehrten bargeldlosen Bezahlens der Bedarf an solchen Services noch vorhanden ist, wird erst die Zeit zeigen. Klar ist der doppelte Vorteil des Handels. Kaum eine Transaktion ist mit sovielen Kosten und Aufwand verbunden wie der Umgang mit eingenommenem Bargeld in den Filialen.

Es war eine tolle Veranstaltung, die zurecht viele Gäste angelockt hat. Das Geheimnis des Erfolgs dieser Veranstaltung ist neben einer guten Marketing und PR Abteilung, unter der Leitung von Frau Fenske, auch ein Grundsatz den Herr Timmann umgesetzt hat und den ich hier gerne zum Abschluss nennen möchte: „Rede möglichst wenig selbst und lasse andere für dich reden“!

Herr André Hüttemann, Geschäftsleiter der CONTENiT AG, war als Moderator für die Begrüßung der Gäste und eine kurze Vorstellung der Agenda verantwortlich. Bei dieser Gelegenheit hat Herr Hüttemann auch kurz die Gastgeber dieser Veranstaltung vorgestellt. Die Unternehmen BORnet, Lanfer und Wietholt haben Ihren Beitrag zu dieser Veranstaltung, genau wie wir, beigetragen.

Dann konnte Herr Hüttemann das Wort an den ersten Referenten weitergeben. Herr Prof. Dr. Christian Kruse, der FH Gelsenkirchen, eröffnet mit dem Thema „Die neue Rolle des IT-Managers in modernen Unternehmen“. Schon nach wenigen Sätzen wird klar hier erwartet den Zuhörer kein 08/15 PowerPoint Vortrag sondern eine abwechslungsreiche Vorstellung von verschiedenen „Epochen“ der IT-Manager mit Blick auf Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Viele Gäste fanden sich im Vortrag wieder und vor allem der Teil des Vortrages der eher ernüchternd darüber gesprochen hat wie bei aller großartigen Theorie, die Praxis in KMU in Deutschland aussieht, traf auf weite Zustimmung.

Nach diesem ersten Teil wurde bei einem Kaffee der Informationsbereich des Veranstaltungssaals besucht. Hier hatten alle Unternehmen Ihre Produkte und Leistungen im Zusammenspiel mit den Partnerunternehmen der ITK-Alliace Live aufgebaut und konnten den Gästen präsentieren wie die Lösungen der unterschiedlichen Bereiche mit einander verwoben sind. Für viele Gäste ein weiteres AHA-Erlebnis, zu sehen wie eng die bereits eingeführten Lösungen eines Partners mit den Lösungen der anderen Firmen interagieren.

Nach der Kaffepause war dann der Vortrag von Journalist und Bestseller Autor Herr Matthias Nöllke an der Reihe. Dieser Vortrag war die Inspiration zu der Einladungsidee des Chamäleons und Aufhänger für die Marketing Strategie dahinter. Mit dem Bericht „So managt die Natur – was Führungskräfte vom erfolgreichsten Unternehmen aller Zeiten lernen können“, eroberte Herr Nöllke die ungeteilte Aufmerksamkeit der Zuhörer und Zuschauer seiner Präsentation. Die Parallelen von Natur und Business, die „Machtkämpfe“ im Rudel oder Chefetage, die Fokussierung auf ein Ziel und das Sammeln aller verfügbaren Informationen, alles das was wir für Einmalig halten, hat die Natur schon lange vor dem Menschen und seiner Gesellschaft auf Lager gehabt und erfolgreich im Leben von Tieren und Pflanzen etabliert. Jeder der die Chance hat, diesen Unterhaltsamen und Lehrreichen Vortrag einmal Live zu erleben sollte diese Gelegenheit unbedingt nutzen! Darum möchte ich Ihnen hier auch nicht die Spannung und den Spaß nehmen in dem ich die „Legenden“ aufdecke die Herr Nöllke ins richtige Licht gerückt hat. Aber mir war klar mit meinem „Ein Platz für Tiere“ Wissen von Prof. Grizmek, würde ich bei Günter Jauch keine Millionen gewinnen.

Der Vortrag bot dann genug Gesprächsstoff für eine ausgiebige Mittagspause. Bei einem sehr schmackhaften und reichhaltigen Büffet wurden neben dem gerade gehörten natürlich auch die eigenen Erfahrungen besprochen. Jeder hatte eine Geschichte aus dem Unternehmen die den Vergleich zu Rangordnungen oder „Führungsstil“ aus dem Tierreich nicht scheuen brauchte. So kam einem die Zeit sehr kurzweilig vor und man war überrascht als man höfflich zum abschließenden Teil der Veranstaltung zurück in den Saal gebeten wurde.

Herr Wilfried Karden vom Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW hat schon mit seiner Begrüßung und Vorstellung klar gemacht das nicht jeder Beamte des Verfassungsschutz mit Vorsicht zu genießen ist. Die befürchtete Trägheit der Besucher nach dem guten Essen und der fortgeschrittenen Stunde war wie weggewischt als Herr Karden unter Beweis stellte das sich nicht jeder in seiner Behörde so ernst nimmt als das er nicht über die Vorurteile und den Argwohn der ihm und seiner Behörde entgegen gebracht wird mit Humor und Schlagfertigkeit begegnen kann. Mit den ersten Sätzen verstand Herr Karden schon ein Szenario aufzuzeigen in dem sich jeder Unternehmer wiederfinden konnte. Es war nicht die große globale Bedrohung die Thema seines Vortrages „Made in Germany – im Visier fremder Nachrichtendienste“ war, sondern die alltägliche Verunsicherung im Unternehmen ob die wohl gehüteten Geheimnisse so gut geschützt sind wie man es gerne glauben möchte. Es waren die Szenarien die nicht das große „Monster“ China und Russland anprangerten (ja, diese Statten haben Spionage zur Stärkung der eigenen Wirtschaft per Gesetz legalisiert), es waren die Praxisbespiele wo eigene Mitarbeiter der Spionage Tür und Tor geöffnet haben. Weil sie sich der Gefahr nicht bewusst waren oder es zu leicht genommen haben. Es gibt heute keine 100% Sicherheit mehr das ist auf jeden Fall klar geworden in dem Bericht. Wer jetzt aber meint er könnte sich zurücklehnen und sagen „Dann mach ich halt gar nichts“! Der liegt total falsch. Wichtig ist die ~ 5% an Informationen in seinem Unternehmen zu erkennen die wirklich „Schützenswert“ sind und diese Bestmöglich vor unbefugten Zugriff zu sichern. Wer bei diesen 5% eine 99% Sicherheit erreicht der kann seine Innovationen und seine Investitionen auch selbst in Erfolg umwandeln und  nicht einen Exportschlager aus China sehen, der seiner eigenen Idee verdammt ähnlich sieht. Auch hier kann ich jedem nur empfehlen sich den Vortag einmal Live anzusehen oder sich die Umfangreichen Informationen des Ministeriums zukommen zu lassen. Abgeschlossen wurde dieser Beitrag von einer Live-Präsentation in der in 18 Sekunden ein 10 Stelliges Passwort mit Zahlen und Groß-, Kleinschreibung geknackt wurde, sowie über einen PDF Anhang auf einem Laptop ein Trojaner installiert wurde, der es ermöglichte, Mikrofon, Kamera und Speicher per Fernsteuerung zu nutzen. Hier haben dann schon einige Gäste die Luft angehalten und erschrocken auf Ihren eigenen Laptop geschaut.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es den zahlreichen Besuchern ein Vergnügen war den kurzweiligen Vorträgen ihre Aufmerksamkeit zu schenken. Ich weiß nicht wann ich das zum letzten Mal gesehen habe. Eine Veranstaltung bei der keiner sein Laptop offen hatte, keiner schnell per SMS was versendet hat, niemand der mit seinem Mobil Phone am Ohr und einem entschuldigenden Blick den Raum verlassen musste. Die Vorträge haben einfach alle fasziniert, es war eine rundum gelungene Veranstaltung und ich bin sicher, dass einige der Gäste noch in nächster Zeit darüber in der Firma und im Freundeskreis berichten werden.

Am Freitag fand in Berlin der Digital Marketing Summit statt. Im Berliner Axica am Pariser Platz zeigten Microsoft und Partner, was alles an Lösungen mit Microsoft-Produkten im Bereich Marketing und Content Management möglich ist. Begleitet wurde die Veranstaltung durch eine Ausstellung der teilnehmenden Partner. Neben spannenden Vorträgen gab es auch genug Zeit für Gespräche und Netzwerken.

Besonders gut kam die Mischung aus Hersteller- bzw. Partnervorträgen und Projektvorstellung von Anwendern an. So gab es direkt nach der Keynote einen interessanten Vortrag von Matthias Friedrich von der Zeitungsgruppe Thüringen GmbH & Co. KG. Er berichtete über verschiedene Prozesse rund um das Content Publishing. Besonderer Schwerpunkt in dem Projekt war es, zielgruppenspezifisch die Inhalte aufzubereiten und den Lesern, beispielsweise in Form unterschiedlicher Regionalausgaben, zur Verfügung zu stellen.

Auch den Vortrag von André Graf von der Siemens AG fand ich sehr interessant. Er zeigte auf, wie die unterschiedlichen Systeme nach und nach auf eine SharePoint-Plattform zusammengeführt wurden. Bei 6.000 Autoren sicherlich ein spannendes Projekt.

Aber auch Microsoft ließ interessante Einblicke in die eigene Social Media Strategie zu. Thomas Mickeleit, Direktor für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei der Microsoft Deutschland GmbH, erläuterte, welche Kanäle für Social Media genutzt werden und welche Überlegungen damit verbunden sind. Beispiele aus der Praxis lieferte dazu auch Thomas Fickert von der Microsoft Deutschland GmbH in seinem Vortrag dazu.

Eine gelungene Veranstaltung mit interessanten Vorträgen! Mehr Infos zu dem Digital Marketing Summit gibt es online unter www.digitalmarketingsummit.de.

 Als letzter Beitrag wurde dann eine sehr umfangreiche „Light“ Version eines günstigen ERP-Einstiegssystems vorgestellt, das mit vielen Tools ausgeliefert wird und den Anwendern die Möglichkeit aber auch die Aufgabe gibt diese selbst zu konfigurieren oder sich die fachmännische Hilfe des Anbieters zu sichern. Einige Anwesende hatten sich mit dem Produkt schon auseinander gesetzt und konnten nur Positives darüber berichten, wiesen aber auch auf den Aufwand hin, den die Konfiguration einem abverlangt, wenn man diese selbst durchführen möchte. Es war eine runde Veranstaltung, die das Thema digitales Büro aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet hat.

Zwei weitere Referenten werden an diesem Tag ihre Produkte und Lösungen vorstellen. Herr Marco Dohmen wird zur Buchhaltung der Zukunft über die digitale Belegbuchung referieren und Herr Oliver Schnell wird den Besuchern zeigen wie man „Abläufe und Termine zentral steuern und organisieren“ kann. Wenn jemand kurzentschlossen Interesse hat ist er herzlich eingeladen, es gibt noch wenige „Restplätze“ unter: http://bit.ly/fNu68f

In 20 Hallen – und damit 2 Hallen mehr als im Vorjahr – sahen die Besucher spannende Trends und interessante Neuigkeiten der ITK-Branche.

Am Montagabend wurde die CeBIT durch die Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel und den türkischen Ministerpräsidenten Erdogan eröffnet. Einer der Themenschwerpunkte der diesjährigen CeBIT war „Work and Life with the cloud“. Cloud-Computing ist ein Wachstumsmarkt, der laut einer Prognose der Experton Group zufolge bis 2015 ein Volumen bis 13 Mrd. Euro erreichen wird.

Im nächsten Jahr wird die CeBIT in der Zeit vom 6. bis 10. März in Hannover stattfinden. Sind Sie wieder dabei?

 Zuhause werden alle fragen wie es auf der Messe war und Ihr wissen aus Fernsehen und Internet mit dem eigenen “meßen”, wie jedes Jahr sind alle überrascht das man als Aussteller nur den 1 QM CeBIT der rund um den eigenen Stand liegt gesehen hat und NEIN ich habe nicht mit Frau Merkel gesprochen. Die eigentliche Arbeit liegt jetzt erst vor uns, aus den Kontakten möglichst viel für das laufende Jahr und kommende Jahr an Potential herausarbeiten. Es war eine gute Messe und wie sagt man da so schön? “Nach der CeBIT ist vor der CeBIT”.

Auch heute gibt es wieder interessante Vorträge auf dem VOI-Forum in Halle 3. In dem Vortrag von Christoph Tylla von der Pentadoc AG um 10:30 Uhr dreht sich alles um Wissensmanagement 2.0 und die Frage, wie Enterprise und Web 2.0-Technologien im Bereich Wissensmanagement unterstützen können.

Um 11:30 Uhr können sich SAP-Anwender über den Stand von Duet Enterprise für SAP und SharePoint informieren. Für SAP-Anwender ist die Integration von SharePoint und SAP sicherlich interessant, um beide Welten sinnvoll miteinander zu verbinden.

Viel Spaß am Donnerstag auf der CeBIT!

Um 12:00 Uhr startet eine Diskussionsrunde zum Thema E-Mail-Management. Da die Masse an E-Mails immer größer wird und die Anwender viel Zeit in die Bearbeitung und Organisation der E-Mails investieren, sicherlich ein spannendes Thema für viele Unternehmen. Am Nachmittag (16:00 Uhr) gibt es einen Vortrag, der über aktuelle Anforderungen bei elektronischen Rechnungen informiert. Auch das sicher spannend für Anwender, die sich mit der Nutzung elektronischer Rechnungen beschäftigen.

So wurde auf dem Forum viel über Hürden diskutiert, über zukünftige Aufgaben für die Hersteller und leider nicht sehr viel über den Nutzen für die Anwender. Ein persönliches Fazit aus der Diskussion mag für den Besucher dann auch eher „ECM in der Cloud: Hürden ohne konkreten Nutzen“ lauten. So wurden zwar auch einzelne Cloud-Services der anwesenden Unternehmen „beworben“, doch dem Forumsbesucher blieb man die Antworten nach dem Nutzen, den Vorteilen und den Potentialen im Wesentlichen schuldig. Ruht man sich möglicherweise auf der noch eher geringe Cloud-Nachfrage aus dem deutschen ECM-Markt aus? Oder fühlt sich die ECM Branche durch rechtliche Hürden vom deutlich euphorischeren, internationalen Wettbewerb geschützt?

Positiv für alle Cloud-Interessenten, dass auch Teilnehmer mit erkennbar ernster Cloud-Strategie an der Diskussion beteiligt waren. Ein Satz aus dem Fazit, „Bevor es die anderen tun, tun wir es lieber selbst“, stimmt insofern auch nur bedingt. Und das stimmt positiv, schließlich sollte der Anwender selbst über die für ihn beste Betriebsform entscheiden können und nicht durch fehlende Alternativen eingeschränkt werden.

Ganz anders und zunehmend auch mit klassischen ECM-Lösungen, präsentiert sich in Halle 4 Microsoft mit SharePoint. Und das in der Regel auch als on-premise und Cloud Variante. Möglicherweise für den aktuellen Markt noch zu euphorisch, allerdings bestens vorbereitet….

Der erste Tag verspricht eine gute Messe und wir freuen uns auf weitere interessante Themen,die die Tage so schnell vergehen lassen wie diesen ersten.

CONTENiT AG bei Microsoft auf der CeBIT 2011 (Halle 4 Stand A26)

Bei tollem Frühlingswetter startete heute morgen die CeBIT 2011 in Hannover. In der Halle 3 sind viele ECM-Aussteller zu finden. Ebenso ist der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) dort zu finden. Auch in diesem Jahr gibt es dort wieder spannende Vorträge und Diskussionsrunden.

Um 12:00 Uhr gibt es dort heute eine Diskussionsrunde zum Thema “ECM in der Cloud”. Ein Thema, was sicherlich für eine angeregte Diskussion sorgen wird.

Sie finden die CONTENiT AG in Halle 3 am Stand H20 (d.velop AG). Oder besuchen Sie uns doch auf dem Microsoft Stand in Halle, Stand A26 (Platz P06).

Ganz anders in diesem Jahr. ECM zeigt sich Cloud-Ready! Umfangreich kommen Lösungen „as a Service“ daher, Diskussionen besetzen die besten Slots der Foren und das gute alte Outsourcing muss für Referenzen der „private Cloud“ herhalten. Ist es jetzt das Marketing, was wohlmöglich verschlafene Trends aufholen soll oder sind es tatsächliche Startschüsse sorgfältiger Vorbereitungen?Wenn die Lösungen nun wie Pilze aus dem Boden sprießen darf man berechtigter Weise auch wieder die schwarzen Schafe befürchten, die das ganz langsam aufkommende Anwendervertrauen wieder zerstören. Da bleibt sich die IT dann auch irgendwie treu und die Cloud-Kritiker dürfen sich jetzt schon auf die Negativbeispiele und Skandalberichte freuen.

Die ECM-Branche hat sich beim Thema Cloud-Computing im Vergleich zu anderen IT-Zweigen eher zurückgehalten. Durchaus nachvollziehbar, denn den Markt mit ECM aus der Cloud zu bedienen ist sowohl technologisch, rechtlich wie auch aus Vermarktungssicht anspruchsvoller. Hier sind durchaus mehr Hürden zu nehmen als bei anderen Services der IT-Branche aus dem Rechenzentrum.

Es ist zwar sehr schade, aber die Zurückhaltung des Marktes mag dann in dieser Phase wohlmöglich die intelligenteste Entscheidung sein. Das dabei viel Potential für die Anwender auf der Strecke bleibt ist der hohe Preis.

Doch wo soll zuerst investiert werden? Wer seine Arbeitsabläufe optimiert hat und die „ruhige“ Phase genutzt hat langjährige Prozesse zu hinterfragen, kann jetzt die Chance nutzen dieses neue Potential durch EDV gestützte Workflows und automatisierte Abläufe zu nutzen. Wer jetzt in alte Bahnen zurückfällt und aus der Krise nichts gelernt hat, wird schnell den Anschluss beim Aufschwung verlieren. Während Marktbegleiter die Zeit nutzen um kosteneffiziente Arbeitsabläufe zu integrieren und ihre Informationen auch bei großem Volumenzuwachs optimal zu nutzen. Kunden haben sich an kurze Reaktionszeiten und schnelle Informationsbereitstellung gewöhnt. Diese Punkte können bei ständig wachsender Informationsflut nur durch ein EDV gestütztes Dokumenten Management System (DMS) zur vollen Zufriedenheit des Kunden ausgebaut werden.

Wer also jetzt die Chance nutzt den zu verteilenden „Kuchen“ für sich zu gewinnen, der wird sich für die Investition in ein DMS oder Enterprise Content Management (ECM) entscheiden. Hier wird jeder investierte Euro im Laufe der nächsten Jahre das größte Potential an langfristigen Wertzuwachs erzielen.

Und jetzt kommt eine weitere Entlastung: Sie werden sogar erinnert, wenn Sie Bescheid wissen müssen: „Die Kündigungsfrist von Vertrag 4711 läuft in 4 Wochen ab.“,  „Vertrag 4712 endet in 8 Wochen. Die Verlängerungsoption kann bis zum … genutzt werden.“ , „Vertrag 4713 ist für die Nachverhandlung im kommenden Quartal vorgesehen.“

Sind das nicht die Entlastungen, die wir uns als verantwortliche Mitarbeiter wünschen und die wir in der heutigen komplexen Arbeitswelt auch brauchen. Wie viele Verträge werden zu selten nachverhandelt, bei wie vielen verstreichen die Kündigungsfristen und wie viele werden gar vergessen?

In Projekten zum Vertragsmanagement erleben wir immer wieder Erstaunen, wenn die anfängliche Inventarisierung so manche „Vertragsleiche“ ans Tageslicht befördert. Nicht genutzte Mobilfunkkarten und Telefonanschlüsse, Verträge mit überteuerten Uralttarifen bis hin zu Mietverträgen zu Objekten, die schon lange nicht mehr genutzt werden. Ja, sogar eine nichtgenutzte Lagerhalle wurde schon gefunden.

Was hat das ganze nun mit ECM Cloud Computing zu tun? Oben beschriebene und komfortable Situation kann mit Vertragsmanagement „aus der Cloud“ für jedes Unternehmen sehr einfach erzielt werden. Denn dieses kleine Stück „ECM“ kann zu sehr geringen monatliche Kosten gemietet werden ohne dass sich der Nutzer über Software, Hardware und Projektleistungen Gedanken machen muss. Smart eben sowie entlastend und nicht aufwändig und komplex.

Kritiker mögen jetzt sagen, dass ist zu kurz gedacht, ECM ist komplexer und ganzheitlicher. Damit mögen sie sogar Recht haben, erreichen aber am Ende nur, dass viele sinnvolle Lösungen gerade im Mittelstand nicht realisiert werden. Wer mag denn heute noch komplexe IT- und Organisationsprojekte?

Die gute ECM-Cloud-Lösung wird den notwendigen Weitblick berücksichtigen, Ausbaupotentiale bieten und den möglicher weise mal geforderten Wechsel von Cloud auf on-premise gewährleisten.

Ganz sicher schafft der smarte Einstieg nicht nur schnellen Nutzen sondern ganz gewiss auch ein besseres Bewusstsein der Anwender für ECM und dessen Potentiale. Ebenso bildet sich ein klareres Bild von einer möglichen ganzheitlichen Lösung des Unternehmens, ohne dass zahlreiche Beratungstage notwendig sind. Und wenn die jährlichen Einsparungen stets über den Ausgaben liegen und die sinnvolle und verwertbare Datenübergabe nach Mietende gewährleistet ist dann kann die Lösung auch einfach abgeschaltet werden, ohne dass von Fehlendscheidung oder Fehlinvestition gesprochen wird. Es wurde ja eine Zeitlang gespart und komfortabler gearbeitet!

(Interessierte Leser können sich auch auf der CeBIT 2011 bei der CONTENiT AG in Halle 3, Stand H20 oder Halle 4, Stand A26 über ECM-Lösungen aus der Cloud informieren)