Auch heute wieder die Tipps für das Vortragsprogramm im VOI-Forum:

• ECM aus der Cloud – Potentiale, Chancen und Risiken, André Hüttemann (CONTENiT AG), 13:30 – 14:00 Uhr
• Wissensmanagement 2.0 – Mehr als eine Web 2.0-Funktionalität, Guido Schmitz (Pentadoc AG), 14:30 – 15:00 Uhr

Viel Spaß auf der CeBIT!

• Sourcing-Strategien – Trends, Entwicklungen und Problematik im Umfeld Saas & Co., Lothar Leger (B&L Management Consulting GmbH), 10:00 – 10:30 Uhr
• “Ich dachte, das ist Standard” – Fallstricke bei der DMS-Systemauswahl, Bernhard Zöller (Zöller & Partner GmbH), 14:30 – 15:00 Uhr

Vorbeischauen in Halle 3 lohnt sich also!

• E-Mail-Management im Fadenkreuz der gesetzlichen Anforderungen, Dr. Dietmar Weiß (DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung) – 13:30 – 14:00 Uhr
• E-Mail-Management – richtige Organisation von E-Mails als Erfolgsfaktor, Maximilian Gantner (BARC GmbH) – 15:00 – 15:30 Uhr

Also: interessante Vorträge im VOI Forum!

Gestern ging es in vielen Vorträgen um Grundlagen und die Themen Posteingang und –ausgang. Heute stehen die Themen Compliance und Dokument- und Dateiformate im Mittelpunkt. Dazu findet um 16:00 Uhr eine interessante Podiumsdiskussion, moderiert von Bernhard Zöller, zum Thema „Für und Wider PDF/A“ statt.

Unsere Vortragsempfehlungen für heute:

• Verfahrensdokumentation und Zertifizierung von DMS/ECM-Lösungen, Dipl. Inform. Ralf Kaspras (InnoDataTech Ralf Kaspras, Quickborn) und Dipl. Inform. Joachim Faulhaber (TÜV Informationstechnik GmbH, TÜV Gruppe NORD) – 11:30 – 12:00 Uhr
• CRM & ECM: Grenzen und Gemeinsamkeiten, Christian Weisz (OPTIMAL SYSTEMS GmbH), 12:30 – 13:00 Uhr

Wenn Sie mehr über das Thema Verfahrensdokumentation erfahren möchten, besuchen Sie uns doch an unserem Messestand (Halle 3 Stand H20). Auf einen schönen und interessanten Messetag!

Zu den Neuerungen zählen beispielsweise die d.3 smart Clients: d.3 smart start und d.3 smart desktop. Innovative Clientkomponenten, die die Arbeit mit dem d.3 System deutlich effizienter gestalten und einfacher machen. So ermöglichen die neuen Komponenten einen noch schnelleren Zugriff auf Dokumente. Ebenfalls die direkte Bearbeitung von Workflows ist mit den smarten Recherche-Werkzeugen möglich.

Wer sich live von der neuen Version 7 einen Eindruck verschaffen möchte, kann uns in Halle 3 Stand H20 besuchen.

2. März 2010 – 9 Uhr: die führende ITK-Messe CeBIT startet in Hannover. Eine Vielzahl an nationalen und internationalen Unternehmen stellen wieder Trends und Neuigkeiten aus den unterschiedlichen Bereichen der Informations- und Telekommunikationsbrache vor.

Wie auch im letzten Jahr bloggen wir direkt von der CeBIT und stellen Neuigkeiten, spannende Vorträge und Berichte rund um das Thema Enterprise Content Management vor. Noch sind Hallen leer und die Aussteller freuen sich auf spannende Gespräche und sind voller Erwartungen für die nun anstehenden fünf Messetage.

Wir stellen Ihnen auch zur diesjährigen CeBIT wieder spannende Vorträge aus dem VOI-Forum in Halle 3 vor und berichten darüber. Die Tipps für den heutigen Tag:

• Collaboration: Einsatzbereiche von MOSS – Abgrenzung zu DMS, Jürgen Rentergent (Zöller & Partner GmbH) – 10.30 – 11:00 Uhr

• “SAP Records Management vs. Microsoft SharePoint“ – ein Gegen- oder Miteinander?, Adruni Ishan (Pentadoc AG) – 11:00 – 11:30 Uhr

Wer sich live einen Eindruck zu den Themen Collaboration mit MOSS verschaffen möchte, kann gerne bei uns vorbeischauen. Wir sind Halle 3 am Stand H20 bei der d.velop AG und freuen uns auf Ihren Besuch.

Jan Zastrow

Ein genauerer Blick auf die Lösungen sei beim anhaltenden Cloud-Trend  gerechtfertigt. Zunächst einmal gelten die Pros und Contras der Wolke auch für das ECM: Viel Synergie, geringere Kosten, anspruchsvolle Vertragsgestaltung, flexible Lösungen “on demand” und (Un-)Sicherheit… das sind davon nur einige heiß diskutierten Themen.

Doch es gibt auch Besonderheiten. Zwei davon sollen an dieser Stelle angerissen werden: Das Vertragsende und der “kleine” Anwendungsfall.

Spätestens nach der neusten Novellierung des BDSG wird die “korrekte” Vertragsgestaltung erneut als rechtlich sehr anspruchsvoll deklariert. Das ist sie zwar auch, doch wer einmal einem Rechtsexperten zugehört hat wenn er über Haftungsrisiken und rechtliche Fallstricke von Webshops referiert hat, der wird auch nicht eCommerce in Frage stellen. Dieses Punkt läßt sich mit fachlichem Beistand klären. Doch einen Aspekt, der gerne unterschätzt wird, ist das Vertragsende. Im Falle von ECM wird in der Regel von großen Datenvolumen gesprochen, die dazu auch noch ihre Unveränderbarkeit belegen müssen. Da stellt sich beim Anbieterwechsel oder Insourcing schnell die Frage, wie die Terrabytes aus der Wolke tranferiert werden sollen. Die für diese Datenmengen zu geringe Bandbreite ist dabei nur ein Problem, der Nachweis der Revisionskonformität nach dem Transfer das Nächste. Verhindern läßt sich dieses Problem nur, wenn bereits bei Vertragsbeginn Rechte und Pflichten der Vertragspartner definiert werden. Der gute Anbieter dürfte diese Regelungen von sich aus im Vertrag definieren, andernfalls sollte der Kunde mit Wunsch auf unnötiger Abhängigkeit die Vereinbarungen fordern.

Sehr vorteilhaft präsentiert sich das ECM aus der Wolke im kleinen Anwendungsfall, wie ihn kleine oder mittlere Unternehmen oder autarke Lösungen für Fachabteilungen aufweisen. ECM-Lösungen sind technisch meist sehr komplexe Systeme bestehend aus Applikationsdiensten, Datenbanken, Speichern, Servern, Clientkomponenten, usw. Der Vorteil der meist sehr kurzen ECM-ROI-Zeiten wird in diesen Einsatzszenarien durch die Komplexität schnell zunichte gemacht. Weit hin ist es dann mit diesen prozessoptimierenden Lösungen im Mittelstand und kleinen Unternehmen. Hier hilft die Cloud, denn erstens entfallen hohe Anschaffungskosten und zweitens werden die oben genannten Ressourcen, und damit ihre Kosten auf viele Kunden verteilt. ECM auf hohem Niveau zu monatlichen und wirtschaftlichen Kosten. Damit ist die Wirtschaftlichkeit wieder gegeben. Und dank “on demand” und “Flexibilität” kann z.B. auch über digitale Projektakten für nur ein mehrmonatiges, internationales Projekt nachgedacht werden und der einzelne Kunde, der seine Rechnungen digital und signiert erhalten möchte, kann auch zufriedengestellt werden.

Am Ende eine kleine These: Beim “ECM aus der Cloud” wird es zukünftig wohl wie beim Wetter sein, nicht durchgängig wolkig aber auch nicht wolkenlos!

Doch welche Trends können die Besucher erwarten? Diese gehören bestimmt dazu:

Ganz gezielt möchte ich aber nach spannenden Themen im Bereich „Enterprise Content Management“ suchen und diese vorstellen.

Wenn man den Messebesuch möglichst effizient planen möchte, hilft der Bereich „myCeBIT“ auf der CeBIT-Webseite. Eine gute Möglichkeit, um vor der Messe geplante Termine und neue Themen zu einem Rundum-Messeplan zusammenzubringen.

Abhilfe kann dabei das elektronische Vertragsmanagement schaffen. Dabei werden alle Verträge mit dazugehörigen Informationen digital erfasst. Relevante Vertragsdaten wie Optionen oder Fristen werden ebenfalls berücksichtigt. So sind die Systeme in der Lage, die zuständigen Mitarbeiter vor Ablauf einer Frist zu informieren. Über interne Wiedervorlagen beispielsweise können die Mitarbeiter in Intervallen erinnert werden. Aber auch regelbasierte Workflows, die über die Fortführung oder Kündigung Entscheidungen anfordern, können bei der schnellen Bearbeitung helfen.

Bereits in der Vertragsentstehung können Dokumenten-Management-Lösungen unterstützen. Bei komplexen Verträgen entstehen häufig im Austausch zwischen den Vertragsparteien unterschiedliche Versionen der Verträge, bis das Vertragswerk fertiggestellt ist. Hier können DM-Lösungen mit entsprechenden Versionierungen der Dokumente für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen.

Vertragsmanagement ist auch in Ihrem Unternehmen ein aktuelles Thema? Dann schauen Sie doch bei unserer Veranstaltungsreihe „Wertschöpfung im Focus“ vorbei. Am 18. Februar 2010 dreht sich bei dem Workshop alles um das Thema Vertragsmanagement. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite.

Wieder einmal standen die Version 5.0 und deren Basis FLOW3 im Mittelpunkt. Es scheint so, als wenn FLOW3 eine wirklich interessante Basis für zukünftige Web-Anwendungen werden wird. Vor allem das neue Template-System Fluid bietet die Möglichkeit vieles zu vereinfachen. Sehr interessant war in dieser Hinsicht auch der Beitrag zum geplanten Backend der neuen Version – The radically new interface for TYPO3 5.0 – von Jens Hoffmann und Björn Brockmann. Weitere Infos hierzu unter http://typo3.org/teams/usability/t35ui/

Weitere interessante Vorträge bezogen sich unter anderem auf das Monitoring mehrere TYPO3-Installation mit der Extension “Caretaker” oder der von naw entwickelte Web-Service für TYPO3-Daten. Hierauf wurde auch die erste TYPO3-iPhone-App aufgesetzt. Eine Client für die Erstellung von tt_news-Einträgen, natürlich inklusive Foto zum aktuellen Eintrag.

Wer immer wieder auf der Suche nach nützlichen Extensions im TER ist, der ist vielleicht auch auf die von Jochen Weiland vorgestellten Extensions gestossen. Unter dem Titel “10 usefull Extensions you probably don’t know yet” stellte er 10 wirklich nützliche, und uns weitestgehend unbekannte, Extension vor. Wer hierzu noch weiter Infos benötigt, sollte mal einen Blick in die Präsentation werfen http://jweiland.net/uploads/media/10_Useful_Extensions.pdf

Am Samstag standen noch viele interessante Case-Studies auf dem Programm. Unter anderem eine über den Kleberhersteller Henkel, wo es um die Integration von Daten aus anderen Systemen ging.

Jo Hasenau stellte noch eine neue Möglichkeit vor, TYPO3 für die Erstellung von Newslettern zu nutzen und hinsichtlich der vielen e-Mail-Clients im Look & Feel stabil zu halten, was ja nicht immer ganz einfach ist, da nicht jeder Client moderen Layout-Methoden wie CSS unterstützt.

Wer noch weitere Informationen zu diesem Event such, der wird schnell auf der Veranstaltungsseite fündig werden http://t3con09.typo3.org