Die Wege so mancher Information durch ein Unternehmen sind schon bemerkenswert.  Sind die Informationen dann auch noch auf Papier gedruckt, so laufen sie zumal recht abenteuerliche Wege.

Wie es bei der Verarbeitung einer Eingangsrechung typischerweise zu mindestens 3 Kopien, mehr als 7 Tagen Durchlaufzeit und vielen Minuten Bearbeitungs- und Handlingsaufwand kommt, zeigt folgende Skizze:

Der Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen

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… und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag “Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist” verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit steinzeitlichen Mitteln berücksichtigt wird. Ein Blick auf einen typischen Fileserver eines durchschnittlichen deutschen Unternehmens zeigt folgendes Fragment bei einer beispielhaften Suche nach einem Kundenvertrag:

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

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Im Oktober startet wieder die Roadshow “SharePoint meets ECM: Unternehmensprozesse effizient gestalten & optimieren”, diesmal an den Standorten Dortmund, Essen, Münster und Bonn. Präsentiert werden Lösungen, Strategien und Produkte rund um das Thema SharePoint und ECM. Wie im vergangenen Jahr gibt es wieder wertvolle Tipps von den VOI Mitgliedern für die tägliche Arbeit und in Kooperation mit Microsoft Deutschland wird gezeigt, wie klassische Geschäftsabläufe verbessert werden können – beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung, Projektarbeit, Vertragsverwaltung oder im Reklamationsmanagement.

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In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

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Am 18. Und 19. Mai 2011 fand im Düsseldorfer Maritim Hotel zum dritten Mal das Torex Forum statt. CULT at home arbeitet seit Jahren mit Torex im Bereich der Kassensysteme zusammen und so war für uns ein Blick auf dieses Event an der Zeit. Dass wir uns dafür entschieden haben jemanden aus der CONTENiT AG zu wählen, lag an der immer stärkeren Vernetzung der Kassensysteme in die betriebliche Datenerfassung und IT-Landschaft. Ob Mitarbeiterzeiten, Kundenfrequenzen oder Artikelbestände erfasst und verwaltet werden, schlussendlich müssen alle diese Daten nicht nur ausgewertet sondern auch verwaltet und archiviert werden. Datenerhebung ist kein Selbstzweck, dass haben wir in der Gildegruppe schon früh erkannt. Je einfacher der Zugriff auf Informationen für alle Mitarbeiter aus verschieden Abteilungen, Häusern oder Ländern ist, umso effektiver und häufiger werden diese Daten genutzt. Die CONTENiT stellt dabei der Gildegruppe neben der Software auch den nötigen Service zur Verfügung. (weiterlesen…)