Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die das Leben einfach machen – Stellen Sie sich als betroffener Mitarbeiter oder gar Verantwortlicher im Vertragsmanagement einmal folgende Situation vor:  In der Vertragsanbahnung und Erstellung arbeiten Sie mit Ihren Kollegen und dem Vertragspartner den finalen Vertrag aus. Während dieser Phase sind Sie gut darüber informiert, wer zu welchem Zeitpunkt welche Version erstellt und kommentiert hat. Alle Entwürfe liegen zentral vor und Sie verzichten daher auf die „Konsolidierung“ unterschiedlicher Versionen der beteiligten Parteien. Zugehörige Informationen und Anhänge finden Sie an gleicher Stelle vor, ebenfalls mit aktuellen und historischen Ständen. Die endgültige Vertragsversion wird vor der Unterzeichnung von allen Verantwortlichen nachvollziehbar freigegeben, ganz ohne Reminder per E-Mail oder Telefon. Den unterzeichneten Vertrag finden Sie, wie alle Verträge, in der transparenten Übersicht sofort wieder. Mehr noch, Sie wissen immer dann, wenn es erforderlich ist, über Fristen, Laufzeiten, Kosten, Verhandlungsstände, Nachträge, usw. sofort Bescheid.

Und jetzt kommt eine weitere Entlastung: Sie werden sogar erinnert, wenn Sie Bescheid wissen müssen: „Die Kündigungsfrist von Vertrag 4711 läuft in 4 Wochen ab.“,  „Vertrag 4712 endet in 8 Wochen. Die Verlängerungsoption kann bis zum … genutzt werden.“ , „Vertrag 4713 ist für die Nachverhandlung im kommenden Quartal vorgesehen.“

Sind das nicht die Entlastungen, die wir uns als verantwortliche Mitarbeiter wünschen und die wir in der heutigen komplexen Arbeitswelt auch brauchen. Wie viele Verträge werden zu selten nachverhandelt, bei wie vielen verstreichen die Kündigungsfristen und wie viele werden gar vergessen?

In Projekten zum Vertragsmanagement erleben wir immer wieder Erstaunen, wenn die anfängliche Inventarisierung so manche „Vertragsleiche“ ans Tageslicht befördert. Nicht genutzte Mobilfunkkarten und Telefonanschlüsse, Verträge mit überteuerten Uralttarifen bis hin zu Mietverträgen zu Objekten, die schon lange nicht mehr genutzt werden. Ja, sogar eine nichtgenutzte Lagerhalle wurde schon gefunden. (weiterlesen …)

Mit Enterprise Content Management aus der Cloud oder als SaaS kommen Unternehmen am schnellsten in Berührung, wenn sie sich mit der E-Mail-Archivierung auseinandersetzen. Hierzu befinden sich am Markt zahlreiche Lösungen, mit der die eigenen Mail-Infrastrukturen um die Archivierungsfunktion sehr einfach und ohne hohe Initialkosten ergänzt werden können. Über Sinn und Notwendigkeit der E-Mailarchivierung wird seit vielen Jahren sehr intensiv berichtet, an dieser Stelle wird daher darauf verzichtet. Vielmehr sollen ein paar Gedankengänge zur Mailarchivierung mit dem einen oder anderen Bezug auf gemieteten Rechenzentrumslösungen dargestellt werden. Diese Gedanken sollen keine einseitige Werbung für Cloud-Lösungen darstellen sondern der größeren Transparenz in einem Entscheidungsprozess dienen.

Sehr häufig steigen Unternehmen über die Mail-Archivierung in Dokumenten Management (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) Technologien ein und erweitern ihr Archiv in weiteren Zyklen um effizienzbringende Lösungen. Geschäftsprozessoptimierung ist bekanntlich eine Stärke von DMS bzw. ECM und Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, zum Vertragsmanagement oder zu digitalen Akten (Kunden-, Lieferanten, Personalakten) haben sich längst etabliert. Insbesondere sind es die digitalen Akten, die eine enorme Informationstransparenz im Unternehmen erzeugen. Wo sonst ist man in modernen Unternehmen in der Lage, an einem Ort alle Informationen aus papiergebundener und papierloser Korrespondenz (E-Mail) sowie aus ERP, CRM und Co. strukturiert und schnell wiederzufinden. Mit diesem Hintergrund sollten Unternehmen bei der Suche nach der passenden Mail-Archivierung mit dem erforderlichen Weitblick agieren. Lösungen, die über die reine Mailarchivierung keine Entwicklung zur intelligenten Lösung zulassen, entpuppen sich schnell zur Sackgasse. Auch ist der spätere parallele Betrieb eines DMS-Systems wenig sinnvoll, bilden doch E-Mails einen wichtigen Inhalt nicht nur bei digitalen Akten. Berücksichtigen sollte man immer, dass die Migration GDPdU-konformer Archive (z.B. vom Mailarchiv zur DMS-Lösung) mit einigen Besonderheiten und Hürden verbunden ist. (Hierüber hatten wir im letzten Jahr bereits berichtet). Mail-Appliances und reine Mail-Archivierungsservices bieten häufig einen sehr begrenzten Entwicklungsweg sodass sich modular aufgebaute ECM-Suites, die mit den Anforderungen mitwachsen, als zukunftssicherer erweisen. (weiterlesen …)

Ein recht neuer Blickwinkel entwickelt sich zunehmend auch für das Enterprise Content Management: Cloud Computing bzw.  SAAS.

Ein genauerer Blick auf die Lösungen sei beim anhaltenden Cloud-Trend  gerechtfertigt. Zunächst einmal gelten die Pros und Contras der Wolke auch für das ECM: Viel Synergie, geringere Kosten, anspruchsvolle Vertragsgestaltung, flexible Lösungen “on demand” und (Un-)Sicherheit… das sind davon nur einige heiß diskutierten Themen.

Doch es gibt auch Besonderheiten. Zwei davon sollen an dieser Stelle angerissen werden: Das Vertragsende und der “kleine” Anwendungsfall.

Spätestens nach der neusten Novellierung des BDSG wird die “korrekte” Vertragsgestaltung erneut als rechtlich sehr anspruchsvoll deklariert. Das ist sie zwar auch, doch wer einmal einem Rechtsexperten zugehört hat wenn er über Haftungsrisiken und rechtliche Fallstricke von Webshops referiert hat, der wird auch nicht eCommerce in Frage stellen. Dieses Punkt läßt sich mit fachlichem Beistand klären. Doch einen Aspekt, der gerne unterschätzt wird, ist das Vertragsende. Im Falle von ECM wird in der Regel von großen Datenvolumen gesprochen, die dazu auch noch ihre Unveränderbarkeit belegen müssen. Da stellt sich beim Anbieterwechsel oder Insourcing schnell die Frage, wie die Terrabytes aus der Wolke tranferiert werden sollen. Die für diese Datenmengen zu geringe Bandbreite ist dabei nur ein Problem, der Nachweis der Revisionskonformität nach dem Transfer das Nächste. Verhindern läßt sich dieses Problem nur, wenn bereits bei Vertragsbeginn Rechte und Pflichten der Vertragspartner definiert werden. Der gute Anbieter dürfte diese Regelungen von sich aus im Vertrag definieren, andernfalls sollte der Kunde mit Wunsch auf unnötiger Abhängigkeit die Vereinbarungen fordern.

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