Die CONTENiT führt als VOI-Mitglied zum Jahresbeginn die Webinarreihe über die zielführende Realisation von Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessoptimierung mit MS SharePoint durch. Hierzu verweisen wir auf die Pressemitteilung des VOI:

Bonn, 9. Januar 2012. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. startet das Jahr 2012 mit einer dreiteiligen Webinar-Reihe. Diese ist auf bestehende und zukünftige SharePoint-Anwender ausgerichtet, die ihre Geschäftsprozesse sowie das Dokumentenmanagement im Unternehmen effizienter gestalten wollen.

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… und damit soll nicht auf die Thematik der Datenvervielfältigung gemäß Beitrag “Warum das Denken in Ordnerstrukturen überholt ist” verwiesen werden. Vielmehr geht es um die zeitliche Dimension, die beim Informationshandling viel zu oft mit steinzeitlichen Mitteln berücksichtigt wird. Ein Blick auf einen typischen Fileserver eines durchschnittlichen deutschen Unternehmens zeigt folgendes Fragment bei einer beispielhaften Suche nach einem Kundenvertrag:

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

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Im Oktober startet wieder die Roadshow “SharePoint meets ECM: Unternehmensprozesse effizient gestalten & optimieren”, diesmal an den Standorten Dortmund, Essen, Münster und Bonn. Präsentiert werden Lösungen, Strategien und Produkte rund um das Thema SharePoint und ECM. Wie im vergangenen Jahr gibt es wieder wertvolle Tipps von den VOI Mitgliedern für die tägliche Arbeit und in Kooperation mit Microsoft Deutschland wird gezeigt, wie klassische Geschäftsabläufe verbessert werden können – beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung, Projektarbeit, Vertragsverwaltung oder im Reklamationsmanagement.

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In den Orderstrukturen heutiger Fileserver versinken Massen an Informationen. Bei diesen Dokumenten und Dateien spricht man in der Regel von unstrukturierten Informationen, also Informationen, die sich nicht in die Datenstrukturen von Warenwirtschaft, Kunden-Beziehungs-Management- und sonstigen Systemen pressen lassen. Kurz gesagt: Individuelle Angebote, Konzepte, Verträge usw., die meist mit MS Office und Co. erstellt wurden.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

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Was am Morgen noch vielversprechend begann, entpuppte sich doch als Freitag wie man ihn aus den vergangenen Jahren schon kannte. Das Fachpublikum weicht zunehmend ”Sehleuten”. Jetzt am Nachmittag sind auch diese nur noch vereinzelt auf den Gängen zu sehen. Ein paar Hallen mit großen Namen oder aus der Sparte “Games and Music”, können sich dagegen über wachsende Besucherzahlen freuen. Selbst die Messe zieht schon Bilanz und man wird freundlich aufgefordert seinen Messebogen mit der Auswertung der Messeteilnahme auszufüllen. In den IT-Business Hallen wissen alle, dass wer jetzt noch nicht gepunktet hat, das Ergebnis nicht mehr drehen kann. Vereinzelt herrscht sogar schon Aufbruchstimmung und man sieht die ersten Trollys aus den Messeverschlägen herausrollen. Wer jetzt noch Termine am Stand hat versucht diese so lange zu strecken wie es geht, um die müden Füße beim Präsentieren und Sitzen zu entlasten. Unsere Auswertung ist auf Grund der ersten drei Tage sehr positiv und so können wir uns schon vor Messeschluß auf und über ein gutes Ergebnis freuen. Die durstige Kehle freut sich auf das Bier zum Feierabend. Gut das man im Blog schreibt und nicht spricht, nach vier Tagen Präsentation ist die Stimme rauh und die Kehle kratzig.