Bonn, 9. Januar 2012. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. startet das Jahr 2012 mit einer dreiteiligen Webinar-Reihe. Diese ist auf bestehende und zukünftige SharePoint-Anwender ausgerichtet, die ihre Geschäftsprozesse sowie das Dokumentenmanagement im Unternehmen effizienter gestalten wollen.

Die Webinare schlagen dabei den Bogen von optimierten Geschäftsprozessen über die dynamische Aktenführung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Praxisnahe Live-Szenarien sorgen dabei für eine hohe Anschaulichkeit. Die Teilnahme an den Online-Veranstaltungen ist nach vorheriger Anmeldung unter www.voi.de kostenfrei.

Wer sich rasch und konkret einen Überblick über die wichtigsten Optimierungsmöglichkeiten rund um MS SharePoint und Unternehmensprozesse verschaffen möchte, sollte sich die Termine für die neue Webinar-Reihe des VOI vormerken:

Am 19. Januar 2012 startet um 15.00 Uhr die Reihe mit einer Einweisung in die Ablage, Verschlagwortung und Recherche digitaler Dokumente innerhalb von MS SharePoint. Zusätzlich werden effiziente Wege und Produkte aufgezeigt, mit denen sich revisionssichere Archive realisieren lassen.

Wie Dokumente mit Hilfe dynamischer Akten gleichzeitig und automatisch mehreren Informationspools zugeordnet werden können, zeigt das Webinar „Dynamische Akten mit MS SharePoint“ am 26. Januar 2012, ebenfalls um 15.00 Uhr. Anhand eines Beispiels können Teilnehmer nachvollziehen, wie durch eine solche Aktenführung das Dokumentenmanagement in kleinen und großen Teams deutlich an Effizienz gewinnt.

Am 2. Februar 2012 geht es ab 15.00 Uhr schließlich um die Optimierung von Geschäftsprozessen mit MS SharePoint. Dabei stehen insbesondere typische dokumentbasierte Abläufe wie Reklamationsprozesse, Rechnungsbearbeitung, Investitionsantragswesen, Urlaubs- und Reisekostengenehmigungen, Vertragsmanagement und weitere Anforderungen im Mittelpunkt. Das Webinar demonstriert anhand von praxisnahen Beispielen die Abbildung automatisierter Prozesse mit SharePoint und skizziert auch weitergehende Ansätze aus den Themenbereichen Ideen- und Qualitätsmanagement.

Die Webinare werden von Daniela Becks, verantwortlich für Consulting & Information Management bei dem VOI-Mitglied CONTENiT, durchgeführt.

Ergebnis der Dateisuche auf dem Fileserver

Zweifelsohne kann erkannt werden, dass der Vertrag für den Kunden Mustermann mehrfach bearbeitet wurde. Ob nun die Version “Kunde” aktueller ist als die Version “final” und die Version “alt” nun jünger ist als z.B. “1.0″ ist offen. Meist hilft zur Beantwortung dieser Frage noch das Dateidatum, nur leider nicht in Situationen, in denen z.B. die Version “final” nach dem Ausdruck und der Unterzeichnung nochmals gespeichert wurde. Jetzt kommt die Frage, ob die Version “Kunde” nun doch die aktuellste ist, oder eher “final”, weil zwar ein neues Speicherdatum hinterlegt ist, Änderungen aber “nach gutem Glauben” nicht mehr durchgeführt wurden….

An dieser Stelle sei ein Kommentar erlaubt: Die Kreativität der Anwender ist übrigens sehr vielfältig. So findet man auch schon mal Versionen, die “finaler” sind als die “finale” Version, oder “neuer” als “ganz neu”…

Zurück zur Situation: Im beruflichen Alltag stellt jeder Anwender fest, dass Informationen in einem zeitlichen Zusammenhang stehen. Der gängigste Weg, dieses zu dokumentieren ist das obige Beispiel. Eher seltener genutzt wird die “Änderungen verfolgen” Funktion in MS Office-Dokumenten oder die Dokumentation im Dokument durch eine Historienangabe.

Dokumentation der Historie im Dokument

Der zeitliche Zusammenhang entsteht zudem nicht nur, weil die Information noch verändert wurde, sondern auch weil sie neue Status erhält. Übliche Aussagen im Büro sind daher “ist geprüft von” oder “wurde freigegeben von”. Doch die Dokumentation dieser Status erfolgt fernab der Information, z.B. im E-Mail-Postfach der Mitarbeiter. Dort findet man dann die Aussagen gemäß “Vertrag ist ok, kann so zum Kunde!”.

Versucht man derartige Vorgänge, ganz gleich ob nun zu Verträgen, Projektunterlagen, Konzepten, Geschäftsberichten, usw., mit zeitlichem Abstand nachzuvollziehen, so verlangt das detektivischen Instinkt. Das kann ja durchaus auch spannend sein, frisst aber erheblich von der kostbaren und teuren Zeit. Ursache ist die nach wie vor gängige Datei-, und damit Dokumenten-Verwaltung auf Fileservern. Eine zeitgemäße Versionsverwaltung ist hierbei ebenso wenig möglich wie die Hinterlegung wichtiger Zusatzinformationen über Prüf- und Freigabe-Status, zeitlich beschränkten Gültigkeiten, Bearbeitern & Autoren, usw. Die Vielfalt der Fragen, die durch diesen Missstand tagtäglich in den Unternehmen geklärt werden, ist unendlich. Die verschwendete Zeit hierfür übrigens “unendlicher” (gemäß Sprachgebrauch bei der heutigen Dateiversionierung)

Es würde diesen Beitrag wahrscheinlich nicht geben wenn keine passenden Lösungen verfügbar wären… Dokumenten-Management-Systeme wie z.B. d.3 aus dem Hause d.velop oder MS SharePoint schaffen genau hierbei Abhilfe. Sie verwalten automatisch Versionen, ihre Bearbeiter und dokumentieren Status, wenn z.B. die Freigabe eines Dokuments von autorisierter Stelle bestätigt wird. Natürlich an zentraler Stelle, für alle sichtbar sowie direkt “an der Information”. Das ganze sogar mit automatischer Abbildung der Geschäftsprozesse zu diesen Status, wie ein folgender Beitrag noch zeigen wird.

“Informieren vor dem Neuorganisieren”, ist das Motto, unter dem nicht nur die folgenden Fragen beantwortet werden:

Wie werden Geschäfts- und Arbeitsabläufe schneller und besser?
Wie werden Informationen den Mitarbeitern bereitgestellt?
Wie lässt sich Teamarbeit gestalten?
Wie kann man Wissen teilen und sichern?

Das Thema der CONTENiT in diesem Jahr:

“Dynamische Akten und Projekträume mit MS SharePoint“
• Effiziente Teamarbeit in zentralen und dezentralen Teams am Beispiel von Projekträumen
• Im Team zum optimalen Informationsmanagement mit dynamischer Aktenbildung

Weitere Informationen gibt es auf der Webseite zur Roadshow.

Meist sind nahezu alle Geschäftsvorgänge auch mit unstrukturierten Informationen verbunden, ebenso sind sie Bestandteil aller Teilprozesse. Das historisch gewachsene Resultat und gängige Praxis ist meist folgende Situation:

Jeder Fachbereich hat auf die Informationen der Geschäftsvorgänge seine bevorzugte Sicht mit seinem primären Ordnungskriterium: Der Vertrieb ordnet nach Kunden, die Projektabteilung nach Projekt, der Einkauf nach Lieferant, usw. Gemäß dem jeweiligen Arbeitsschwerpunkt werden die Informationen so von den Fachbereichsmitarbeitern am schnellsten wiedergefunden.

Abb. 1: Modell A zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

Diese Ablage setzt jedoch voraus, dass die Informationen (Dateien) mehrfach vorgehalten werden. Denn auf einem zentralen Speicherort kann die Ordnerstruktur, und damit die Ordnungshierarchie, nur starr angelegt werden.

Alternativ einigt man sich fachbereichsübergreifend für eine einheitliche Ordnungsstruktur:

Abb. 2: Modell B zur Ablage von Informationen/Dateien in Ordnerstrukturen

Nun wird jede Information zwar nur einmal abgelegt, die Arbeitsweise der Fachabteilungen aber stark eingeschränkt. Möchte in diesem Beispiel der Einkauf einen Überblick über alle Einkaufsvorgänge,  so muss er sich durch zahlreiche Kunden- und Projektordner arbeiten.

Da das Problem der Redundanzen augenscheinlich nicht so sehr schmerzt wie eine ständige aufwändige Recherche, hat sich Modell A eher in der Unternehmenswelt durchgesetzt.

Nahezu vernachlässigbar für das Unternehmen ist hierbei sicherlich der unnötige Speicherplatz, der benötigt wird. In den seltensten Fällen arbeiten die Fachabteilungen autark, sodass die Ineffizienz bei der Teamarbeit im Geschäftsvorgang entsteht. Ein übliches Beispiel aus der Geschäftswelt, welches in dieser oder ähnlicher Form häufig zu finden ist:

Der Vertrieb bearbeitet eine individuelle Anfrage eines Kunden. Gemeinsam mit der Projektleitung wird ein Lösungsvorschlag (Konzept) erarbeitet, welches neben der Lösungsbeschreibung auch eine Teileliste enthält. Die Teileliste wird seitens des Einkaufs bearbeitet. Das Konzept findet sich somit auch bei den drei Fachabteilungen in der Ordnerstruktur wieder.

Abb. 3: Entstehung von Redundanzen in Ordnerstrukturen

Untereinander tauschen die Fachbereiche das Dokument in der Regel per E-Mail aus, um sich so die jeweils aktuellen Anpassungen zukommen zu lassen. In diesem Beispiel einigt man sich auf die intern finale Version 1.0.

Bis zur Auftragserteilung wird das Konzept mit dem Kunden abgestimmt und angepasst. Die aktuellste Konzeptversion befindet sich somit in dieser Phase beim Vertrieb. Der Vertrieb einigt sich mit dem Kunden auf die Version 2.0.

Die Projektleitung übernimmt und geht in die Projektumsetzung. Gängiger Weise erfolgen weitere Anpassungen, es entsteht Version 3.0.

Irgendwann im Projekt bekommt der Einkauf die Aufgabe zur Bestellung der Teileliste. Ob er nun die Teileliste aus Version 1, 2 oder 3 bestellt obliegt der Informationssorgfalt des Vertriebs und der Projektleitung.

Zum Projektende erhält der Vertrieb eine Reklamation. Die Lösung ist nicht wie besprochen geliefert worden. Spätestens jetzt kommt der ineffizienteste Teil der Büromitarbeiter: Die Klärung. Meist sitzen die Fachbereiche nun im Meeting zusammen und versuchen zu klären, wieso welche Änderung entstanden ist, was die aktuellste Version ist, wer welche Anpassung freigegeben hat, usw. Noch aufwändiger wird es, wenn mehrere Versionen parallel weiterbearbeitet wurden. Die Arbeitsgrundlage dieser Klärungsrunde: Zahlreiche E-Mails, Protokolle, Ausdrucke der Konzeptversionen und vieles mehr.

Die Konsolidierung von verschiedenen Informationsversionen im Unternehmen kostet viel Zeit. Es geht somit nicht mehr nur darum, eine Information überhaupt zu finden sondern vielmehr auch Gewissheit über die Aktualität zu bekommen. Ein einfacher Beleg dafür ist die berühmte Suche auf dem Fileserver nach „*alt*“, „*älter*“, „*kann_weg*”, “*final*”, usw.

Muss ein Unternehmen somit mit Modell A oder B den berühmten „einen Tod“ sterben? Nein, denn moderne Lösungen zur Verwaltung von unstrukturierten Informationen widmen sich unter anderem diesem Mangel.

Sie legen die Dokumente nicht starr in Ordnerstrukturen, sondern in einen zentralen Pool und hängen dabei beliebige Ordnungskriterien an. In dem aufgeführten Beispiel wären das z.B.:

Durch diese Klassifizierung kann jeder Mitarbeiter „seine“ beliebige Sicht auf die Informationen erhalten, ohne dass Informationen redundant abgelegt werden müssen.

Abb. 4: Dateiablage über Meta-Daten

Die zentrale Ablage bietet darüber hinaus Vorteile bei der Versionsverwaltung. Ähnlich wie bei den Ordnungskriterien lassen sich zu jeder Information (Dokument/Datei) Zusatzangaben zur Version hinterlegen. Neben einer Versionsnummer können das Angaben zum Autor, zum Prüfer, zur freigebenden Instanz, zu Versionskommentaren, usw. sein.

Abb. 5: Versionierung von Dokumenten

Die Arbeit mit der aktuellsten Information ist somit für die Mitarbeiter kein Glücksspiel mehr. Informationen befinden sich an der einen definierten Stelle und das in aktueller Version. Die Historie und Chronologie ergibt es ebenso wie die Nachprüfbarkeit von Freigaben. Sämtliche Ineffizienzen, wie im Beispiel skizziert, entfallen.

Möchte man somit nicht unbedeutende Ineffizienzen im Büroalltag vermeiden so ist ein Umdenken weg von klassischen Ordnerstrukturen unvermeidlich. Populärster Vertreter für Lösungen zur modernen Zusammenarbeit im (und mit) Office ist wohl MS SharePoint. SharePoint liefert neben der bedarfsgerechten Verwaltung von Informationen und Dokumenten zahlreiche weitere Funktionen, welche die Zusammenarbeit im Büro schneller und einfacher gestalten. Einige Ideen hierzu werden in folgenden Beiträgen aufgegriffen.